PDF — что это, как работает и как использовать

статьи

Доброго времени суток, дорогие читатели! Сегодня поговорим о такой штуке, которую многие видели, некоторые пользовались, а кому-то это кажется заморским колдунством и он обходит сие стороной, т.е про PDF.

pdf - иконка статьи
Итак, прежде, чем рассказать что это, я расскажу для чего оно нужно. Предположим, вы открыли ваш любимый MS Word 2003/7/10/2048, написали длинную простыню текста, оформили все это красивенько и довольные пошли показывать коллегам. И такой вот коллега берет ваш документ, открывает своим OpenOffice/LibreOffice/somethingotherOffice и ужасается от того безобразия, которое творится с документом.

Оформление поплыло, скриншоты отцентрированы криво, навигация не работает, отступ абзаца не по ГОСТу, шрифты фигпоймикакие, смотрит он на вас так вопросительно и недоумевает. А вместе с ним и вы недоумеваете, ведь у вас-то все ОК, и шрифты, специально скаченные, и отступы, выверенные с миллиметровой точностью, и скриншоты, отцентрированные с точностью до эпсилон в минус десятой. Показываете вы свое творение другому коллеге.

А у коллеги и офиса-то нету, Wordpad'ом прикажете открывать? То еще развлечение.

Так в чем же тут проблема?

Думаете в криворукости автора документа? Отнюдь, автор может и криворук, но дело совсем в другом. На самом деле, даже разные версии MS Word могут несколько по-разному смотреть на документы, не говоря уже о каких-то других программах для работы с электронной документацией. Так что же делать, чтобы другие люди могли увидеть Ваш документ именно в таком виде, в котором Вы его задумывали?

Здесь есть несколько способов:

  • Вы можете его распечатать, но это не самое удобное решение, особенно если люди находятся на другом конце синего шарика;
  • Вы можете его отправить по факсу, вот только этого факса на том конце может не быть;
  • Вы можете его сохранить в специальном формате. Тут-то и приходит на помощь PDF.

Вот о последнем, собственно, мы и поговорим.

к содержанию ↑

Что такое PDF и с чем его едят

PDF (от англ. Portable Document Format) - это специальный формат электронных документов, который не зависит от выбранной ОС, программы просмотра электронных документов или еще чего-нибудь. Он единый для любого устройства. Все, что нужно для открытия документов в этом формате - программа просмотра. Их существует великое множество, как бесплатных, так и платных.

Самая распространенная программка - это, несомненно, Adobe Reader (можно скачать отсюда, только не забудьте убрать галочки напротив McAfee и True Key), которая написана авторами этой технологии.

Однако в AR часто находят уязвимости (а так же справедливо приписывают навязчивость, тормознутость и прочие ужасы жизни), так что кому это не нравится, смотрите в сторону аналогов (Foxit Reader, Nuance и тп).

Если кому интересно, так выглядит документ, открытый в Adobe Reader DC:

Открытый документ в Adobe Reader DC

У PDF есть свои ограничения, как то:

  • Невозможность редактирования текста (кроме специализированных программ);
  • Необходимость вшивать нестандартные шрифты (для любителей делать не по ГОСТу);
  • Необходимость использования достаточно больших растровых изображений для внятного отображения при печати.

Среди преимуществ же:

  • Простота использования;
  • Возможность защитить файл от большинства действий нерадивых пользователей (пометка маркерами, поиск по словам, редактирование текста);
  • Независимость от программы просмотра. В любой программе просмотра он будет  выглядеть одинаково.

Теперь поговорим о том, как его, собственно создать.

к содержанию ↑

Как работать с PDF

В MS Word 2010, 13, 16 выбираете "Сохранить как" и указываете тип файла: "PDF". Можно также снять галочку "Открыть файл после публикации", чтобы не открывать каждый раз созданную вами PDF-ку.

Сохранение документа в MS Word 2010, 2013, 2016
В MS Word 2007 вы скачиваете плагин под названием "Microsoft Save as PDF", например, отсюда.

Устанавливаете его, после чего запускаете Word, нажимаете на большую кнопку сверху-слева: "Сохранить как" -> "PDF или XPS" и сохраняете как PDF.

Сохранение документа в MS Word 2007

Если же вам нужен PDF файл из другой программы, при этом у нее нет возможности сохранять файлы в PDF, то достаточно скачать бесплатный виртуальный PDF принтер, например, отсюда.

Далее запускаете установщик, ждете, пока принтер установится, после этого открываете нужную вам программу, выбираете опцию "Печать", выбираете виртуальный принтер и снова жмете на кнопку "Печать".

Печать на виртуальный принетр

Теперь выбираете интересующие вас настройки (я рекомендую отметить галочку "Embed fonts" для встраивания шрифта в ваш PDF) и жмете на кнопку "OK".

Печать на виртуальный принтер

Есть еще и платные аналоги, но вы не подумайте, что они делают ровно тоже, но за деньги, нет. Они отличаются тем, что могут вставлять ссылки в PDF файлы, создавать закладки, оглавления, использовать водные знаки, зашифровывать PDF документ и еще много чего, что вам вряд ли в жизни пригодится :)

Кстати говоря, Libre Office и Open Office позволяют удобно и просто, без всяких плагинов, создавать PDF-фы на лету.

к содержанию ↑

Послесловие

Вот в общем-то и все, что требуется для работы с данным форматом. Все возможности я описывать не стал, в этом нет особого смысла, ибо в большинстве случаев требуется просто сохранить файл или документ в PDF и потом открыть его каким-нибудь просмотрщиком. Так что пользуйтесь, очень удобный формат :)

Как и всегда, если есть какие-то вопросы, мысли, дополнения и всё такое прочее, то добро пожаловать в комментарии к этой записи.

PS: За существование статьи отдельное спасибо другу проекта и члену нашей команды под ником “barn4k“

Хотите знать и уметь, больше и сами?

Мы предлагаем Вам обучение на нашем проекте. Компьютеры, сайты, администрирование, сервера, сети, SEO и другое. Не является рекламой. Предложение от sonikelf.ru

Записаться
Sonikelf's Project's логотип Космодамианская наб., 32-34 Россия, Москва (916) 174-8226

А что думаете Вы?

10000
  Подписаться  
Уведомить о
Sonikelf

О, хорошая тема. Зря кстати многие игнорируют формат, хорошая штука :)

вано

Его способны игнорировать только те кто использует компьютер исключительно для походов в соц сети,и игр в танчики, иначе просто не возможно игнорировать.

Sonikelf

Радикально :)

Денис Борискин

+1 мне в копилку знаний

Sonikelf

В хозяйстве приходится :)

Mahaon

Спасибо. Теперь и я знаю, наконец, зачем и почему pdf-формат.)))

Sonikelf

Осталось начать активно использовать :)

Vlad

Часто пользуюсь. Удобный формат во всех отношениях.
P.S. Отношение к тобой написанному бывают разными.

Sonikelf

Статья не мной написана, см. PS-ум

TrasserZero

Так-то да.. Но минус нередактируемости весьма велик.. Сделал, к примеру, договор, отправил второй стороне, ей взбрело в голову что-то чуть подправить.. И тут- то и начинается веселье =))

Sonikelf

Правами на редактирование по-моему можно управлять,

Дмитрий

Нередактируемость PDF сильно ограничивает его применение. И еще один минус: чтобы распарсить PDF программно нужно приложить нечеловеческие усилия.

Евгений

Кроме перечисленного для чтения pdf посоветую еще пару программ:
STDU viewer – кроме pdf может открывать и другие форматы (djvu, fb2 и др).
Sumatra PDF – очень шустрая программа, также работает с другими форматами.
Замечу, что бывали очень редкие случаи, что некоторые документы некорректно открывались в этих программах, но открывались как надо в Adobe Reader.

Для создания pdf файлов использую PDF Creator он также как и doPDF создает файл посредством виртуального принтера. Виртуальный принтер в данном случае позволяет получить pdf файл из любой программы, имеющей функцию печати. Кроме создания pdf файлов, возможно создание файлов и других форматов – jpg, png, tiff и др.

Sonikelf

Спасибо за дополнение, кому-то, думаю, пригодится

Tawhedг

Никогда не понимал работу в pdf формате.
Терпеть не мог этот формат.
Теперь немного понятно. Спасибо за информацию.

Sonikelf

Пожалуйста, рады, что пригодилось :)

оксана

я впервые столкнулась с этим форматом, когда заходила на иностранные сайты. И была сильно удивлена, почему у меня не отображаются картинки? Затем мне объяснили, что оказывается они размещают фото(картинки) в формате PDF))) Пришлось устанавливать адобе риде))) А еще в Лисе есть дополнение, с помощью которого можно текст и картинки сохранить в этом формате.

Sonikelf

Ммм, картинки в PDF?
Любопытно..

Ирина

А для Word'2003 какой плагин посоветуете?

Айрини

Довольно таки часто приходится открывать этот формат. Для просмотра использую STDU viewer Free (очень нравится возможность выделять и копировать нужный кусочек текста).
А вот самой создавать не приходилось, в моём Ворде такой возможности нету, а за создание файла с помощью виртуального принтера не слышала. Надо будет попробовать вашу программу, спасибки))))

Sonikelf

Пожалуйста :)

Tawhed

Для меня пока два жирных плюса, это маленький вес + нередактируемость(важных документов). Третий плюсик - можно открыть разные форматы документов.

Sonikelf

Что есть.. то есть : )

Студент

PDF наше всё...
Для просмотра предпочитаю Foxit Reader
Для удаления и добавления страниц использую программу FoxitPDFEditor
Для перегонки в Word ABBYY FineReader

Sonikelf

Да, фоксит хорош. Хотя по первой кажется немного громоздким.

Temo4knn

Почему у меня ощущения, что я оказался в конце прошлого века? Нет, я понимаю, что автор написал рекламную статью. Но люди! Неужели никто не слышал про office.com? Там есть тот самый редактор Word, но версии онлайн. А кроме него еще и Excel, и PowerPoint, и еще куча чего... Ну в крайнем случае, есть Документы от Google. И уж это точно лучше, чем нередактируемый PDF

Tawhed

Спасибо!
Теперь у меня ощущение, как будто мы оказались в будущем, в конце 21 века)

Sonikelf

22-го, я думаю :)

Sonikelf

Ээээ, а что прорекламировали то, я вот не понял. PDF?

Айрини

В конце прошлого века??? Это вы расскажите фирмам, которые создают и отправляют документы своим контрагентам в этом формате. И речь идёт не о малых предприятиях, так делают большие предприятия!
Мне даже счёт на оплату домашнего интернета приходит в pdf. Да и электронных книг в этом формате тоже хватает.
На компе должна быть, как минимум, программа для просмотра pdf. И office.com в данном случае бесполезен, не говоря уже о том, что этот "офис"
не на всех версиях Виндоус работает.

Sonikelf

Кстати некоторые отправляют документы, собственно, отсканировав их на сканере и вставив картинку в Word :) Вот уж где.. Мощь!

Temo4knn

Вот не поверите, но у нас есть МФУ, которое сканирует только в bmp

Sonikelf

Охотно верю, но от абсурдности пересылок bmp в doc в архиве это слабая отмазка

Александр

Еще бы знать как правильно оформлять эти самые документы. Информации в интернете валом, порой противоречивой, а толкового ничего не нашел

Sonikelf

Какие документы? В каком смысле правильно?

Михаил

1) Не "врятли", а "вряд ли" :).

Sonikelf

Поправили, спасибо :) Хотя написание конечно странное ;)

Dorf

Повыкидывал давно уже всякие офисы. Для документов - InDesign.

Sonikelf

Радикально

Евгения

Использую PDF для хранения отсканированных многостраничных документов - очень экономит место. Раньше по незнанию хранила каждую страницу в виде картинки и раскладывала их по папкам - дико неудобно и занимает кучу памяти. Теперь сканирую в PDF - все странички в одном файле, который "весит" в разы меньше, чем картинки.
Единственная проблема у меня с ним: при печати из PDF отсканированный лист формата А4 выводится чуть уменьшенного формата (в смысле скан отпечатывается не на весь лист, а с большими полями и сам он чуть уменьшен в масштабе), тогда как при печати его же в качестве картинки формат сохраняется. Не знаю, в чем загвоздка, - то ли страница становится неформатной в процессе сохранения "благодаря" программе Scan2PDF, то ли дело в настройках Adobe Reader, то ли в настройках печати. Пробовала ковырять настройки - ничего не нашла. Гугл тоже не знает, или неправильно формулирую запрос.

Sonikelf

Хитро.

По поводу вопроса пока ничего в голову не приходит.

Александр

Ещё один плюс в копилку pdf.
На производстве часто имеется такая проблема: разработчики пользуются теми программами, которыми привыкли пользоваться (пример P-CAD-Altium Designer, Multisim, Orcad, KiCad, DipTrace, плюс ещё механики добавят в своих: AutoCAD, КОМПАС-3D, SolidWorks и т.п.) И каждый оставляет документацию в виде файла той программы в которой проектировал.
В результате нам, наладчикам, приходилось ставить на комп все эти громоздкие пакеты, либо более лёгкие просмотрщики, если есть. А добавьте сюда инструкции по наладке и ремонту, выполненные в Word. А что делать сервису на выезде? Можно конечно тягать с собой ноут со всеми этими прогами. А если учесть то, что при открытии схемы, рисунка платы, корпуса , механики и инструкции в разных прогах компы просто начинают тормозить.
Выход был найден, все эти документы переводились в pdf и объединялись в один файл на каждое изделие. Удобно, просто.

Sonikelf

Да уж, есть такое.

Вообще о том насколько полезен PDF можно просто спросить любого человека из какой-нибудь (можно маленькой) типографии. Вот уж они расскажут много интересного :)