статьи

PDF – что это, как работает и как использовать

Доброго времени суток, дорогие читатели!

Сегодня поговорим о такой штуке, которую многие видели, некоторые пользовались, а кому-то это кажется заморским колдунством и он обходит сие стороной.

pdf
Итак, прежде, чем рассказать что это, я расскажу для чего оно нужно. Предположим, вы открыли ваш любимый MS Word 2003/7/10/2048, написали длинную простыню текста, оформили все это красивенько и довольные пошли показывать коллегам. И такой вот коллега берет ваш документ, открывает своим OpenOffice/LibreOffice/somethingotherOffice и ужасается от того безобразия, которое творится с документом.

Оформление поплыло, скриншоты отцентрированы криво, навигация не работает, отступ абзаца не по ГОСТу, шрифты фигпоймикакие, смотрит он на вас так вопросительно и недоумевает. А вместе с ним и вы недоумеваете, ведь у вас-то все ОК, и шрифты, специально скаченные, и отступы, выверенные с миллиметровой точностью, и скриншоты, отцентрированные с точностью до эпсилон в минус десятой. Показываете вы свое творение другому коллеге.

А у коллеги и офиса-то нету, Wordpad'ом прикажете открывать? То еще развлечение.

Так в чем же тут проблема? Думаете в криворукости автора документа? Отнюдь, автор может и криворук, но дело совсем в другом. На самом деле, даже разные версии MS Word могут несколько по-разному смотреть на документы, не говоря уже о каких-то других программах для работы с электронной документацией. Так что же делать, чтобы другие люди могли увидеть Ваш документ именно в таком виде, в котором Вы его задумывали?

Здесь есть несколько способов:

  • Вы можете его распечатать, но это не самое удобное решение, особенно если люди находятся на другом конце синего шарика;
  • Вы можете его отправить по факсу, вот только этого факса на том конце может не быть;
  • Вы можете его сохранить в специальном формате. Тут-то и приходит на помощь PDF.

Вот о последнем, собственно, мы и поговорим.

к содержанию ↑

Что такое PDF и с чем его едят

PDF (от англ. Portable Document Format) - это специальный формат электронных документов, который не зависит от выбранной ОС, программы просмотра электронных документов или еще чего-нибудь. Он единый для любого устройства. Все, что нужно для открытия документов в этом формате - программа просмотра. Их существует великое множество, как бесплатных, так и платных.

Самая распространенная программка - это, несомненно, Adobe Reader (можно скачать , только не забудьте убрать галочки напротив McAfee и True Key), которая написана авторами этой технологии.

Однако в AR часто находят уязвимости (а так же справедливо приписывают навязчивость, тормознутость и прочие ужасы жизни), так что кому это не нравится, смотрите в сторону аналогов (Foxit Reader, Nuance и тп).

Если кому интересно, так выглядит документ, открытый в Adobe Reader DC:

Открытый документ в Adobe Reader DC

У PDF есть свои ограничения, как то:

  • Невозможность редактирования текста (кроме специализированных программ);
  • Необходимость вшивать нестандартные шрифты (для любителей делать не по ГОСТу);
  • Необходимость использования достаточно больших растровых изображений для внятного отображения при печати.

Среди преимуществ же:

  • Простота использования;
  • Возможность защитить файл от большинства действий нерадивых пользователей (пометка маркерами, поиск по словам, редактирование текста);
  • Независимость от программы просмотра. В любой программе просмотра он будет  выглядеть одинаково.

Теперь поговорим о том, как его, собственно создать.

к содержанию ↑

Как работать с PDF

В MS Word 2010, 13, 16 выбираете "Сохранить как" и указываете тип файла: "PDF". Можно также снять галочку "Открыть файл после публикации", чтобы не открывать каждый раз созданную вами PDF-ку.

Сохранение документа в MS Word 2010, 2013, 2016

В MS Word 2007 вы скачиваете плагин под названием "Microsoft Save as PDF", например, .

Устанавливаете его, после чего запускаете Word, нажимаете на большую кнопку сверху-слева: "Сохранить как" -> "PDF или XPS" и сохраняете как PDF.

Сохранение документа в MS Word 2007

Если же вам нужен PDF файл из другой программы, при этом у нее нет возможности сохранять файлы в PDF, то достаточно скачать бесплатный виртуальный PDF принтер, например, .

Далее запускаете установщик, ждете, пока принтер установится, после этого открываете нужную вам программу, выбираете опцию "Печать", выбираете виртуальный принтер и снова жмете на кнопку "Печать".

Печать на виртуальный принетр

Теперь выбираете интересующие вас настройки (я рекомендую отметить галочку "Embed fonts" для встраивания шрифта в ваш PDF) и жмете на кнопку "OK".

Печать на виртуальный принтер

Есть еще и платные аналоги, но вы не подумайте, что они делают ровно тоже, но за деньги, нет. Они отличаются тем, что могут вставлять ссылки в PDF файлы, создавать закладки, оглавления, использовать водные знаки, зашифровывать PDF документ и еще много чего, что вам вряд ли в жизни пригодится :)

Кстати говоря, позволяют удобно и просто, без всяких плагинов, создавать PDF-фы на лету.

к содержанию ↑

Послесловие

Вот в общем-то и все, что требуется для работы с данным форматом. Все возможности я описывать не стал, в этом нет особого смысла, ибо в большинстве случаев требуется просто сохранить файл или документ в PDF и потом открыть его каким-нибудь просмотрщиком. Так что пользуйтесь, очень удобный формат :)

Как и всегда, если есть какие-то вопросы, мысли, дополнения и всё такое прочее, то добро пожаловать в комментарии к этой записи.

PS: За существование статьи отдельное спасибо другу проекта и члену нашей команды под ником “barn4k“

Оценить

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(5 голосов, в среднем: 5 из 5)
  1. Reply
    Sonikelf

    О, хорошая тема. Зря кстати многие игнорируют формат, хорошая штука :)

  2. Reply
    вано

    Его способны игнорировать только те кто использует компьютер исключительно для походов в соц сети,и игр в танчики, иначе просто не возможно игнорировать.

    • Reply
      Sonikelf

      Радикально :)

  3. Reply
    Денис Борискин

    +1 мне в копилку знаний

    • Reply
      Sonikelf

      В хозяйстве приходится :)

  4. Reply
    Mahaon

    Спасибо. Теперь и я знаю, наконец, зачем и почему pdf-формат.)))

    • Reply
      Sonikelf

      Осталось начать активно использовать :)

  5. Reply
    Vlad

    Часто пользуюсь. Удобный формат во всех отношениях.
    P.S. Отношение к тобой написанному бывают разными.

    • Reply
      Sonikelf

      Статья не мной написана, см. PS-ум

  6. Reply
    TrasserZero

    Так-то да.. Но минус нередактируемости весьма велик.. Сделал, к примеру, договор, отправил второй стороне, ей взбрело в голову что-то чуть подправить.. И тут- то и начинается веселье =))

    • Reply
      Sonikelf

      Правами на редактирование по-моему можно управлять,

    • Reply
      barn4k

      Зато Вы в курсе обо всех изменениях в договоре ;)

      А так можно создать форму из PDF, в которой создать поля для заполнения. Но в бесплатной версии этого нет :)

    • Reply
      Дмитрий

      Нередактируемость PDF сильно ограничивает его применение. И еще один минус: чтобы распарсить PDF программно нужно приложить нечеловеческие усилия.

      • Reply
        barn4k

        Да в общем-то неплохо с распарсиванием справляется Fine Reader, если его грамотно использовать и PDF при этом хорошего качества :)

  7. Reply
    Евгений

    Кроме перечисленного для чтения pdf посоветую еще пару программ:
    STDU viewer – кроме pdf может открывать и другие форматы (djvu, fb2 и др).
    Sumatra PDF – очень шустрая программа, также работает с другими форматами.
    Замечу, что бывали очень редкие случаи, что некоторые документы некорректно открывались в этих программах, но открывались как надо в Adobe Reader.

    Для создания pdf файлов использую PDF Creator он также как и doPDF создает файл посредством виртуального принтера. Виртуальный принтер в данном случае позволяет получить pdf файл из любой программы, имеющей функцию печати. Кроме создания pdf файлов, возможно создание файлов и других форматов – jpg, png, tiff и др.

    • Reply
      Sonikelf

      Спасибо за дополнение, кому-то, думаю, пригодится

  8. Reply
    Tawhedг

    Никогда не понимал работу в pdf формате.
    Терпеть не мог этот формат.
    Теперь немного понятно. Спасибо за информацию.

    • Reply
      Sonikelf

      Пожалуйста, рады, что пригодилось :)

  9. Reply
    оксана

    я впервые столкнулась с этим форматом, когда заходила на иностранные сайты. И была сильно удивлена, почему у меня не отображаются картинки? Затем мне объяснили, что оказывается они размещают фото(картинки) в формате PDF))) Пришлось устанавливать адобе риде))) А еще в Лисе есть дополнение, с помощью которого можно текст и картинки сохранить в этом формате.

    • Reply
      Sonikelf

      Ммм, картинки в PDF?
      Любопытно..

  10. Reply
    Ирина

    А для Word'2003 какой плагин посоветуете?

    • Reply
      barn4k

      Для него оф. плагин не выпускался. Так что лучше всего использовать виртуальный принтер.

  11. Reply
    Айрини

    Довольно таки часто приходится открывать этот формат. Для просмотра использую STDU viewer Free (очень нравится возможность выделять и копировать нужный кусочек текста).
    А вот самой создавать не приходилось, в моём Ворде такой возможности нету, а за создание файла с помощью виртуального принтера не слышала. Надо будет попробовать вашу программу, спасибки))))

    • Reply
      Sonikelf

      Пожалуйста :)

  12. Reply
    Tawhed

    Для меня пока два жирных плюса, это маленький вес + нередактируемость(важных документов). Третий плюсик - можно открыть разные форматы документов.

    • Reply
      Sonikelf

      Что есть.. то есть : )

  13. Reply
    Студент

    PDF наше всё...
    Для просмотра предпочитаю Foxit Reader
    Для удаления и добавления страниц использую программу FoxitPDFEditor
    Для перегонки в Word ABBYY FineReader

    • Reply
      Sonikelf

      Да, фоксит хорош. Хотя по первой кажется немного громоздким.

  14. Reply
    Temo4knn

    Почему у меня ощущения, что я оказался в конце прошлого века? Нет, я понимаю, что автор написал рекламную статью. Но люди! Неужели никто не слышал про office.com? Там есть тот самый редактор Word, но версии онлайн. А кроме него еще и Excel, и PowerPoint, и еще куча чего... Ну в крайнем случае, есть Документы от Google. И уж это точно лучше, чем нередактируемый PDF

    • Reply
      Tawhed

      Спасибо!
      Теперь у меня ощущение, как будто мы оказались в будущем, в конце 21 века)

      • Reply
        Sonikelf

        22-го, я думаю :)

    • Reply
      barn4k

      Онлайн не все могут себе позволить. Если вы в каком-нибудь гос. учреждении, то с вероятностью 90% за хранение документации в онлайне вам в лучшем случае дадут по шапке.
      И да, не путайте теплое с мягким. В PDF передают приказы, регламенты, нормативы и прочую документацию. В ворде этого делать нельзя, ибо где гарантии, что тот, кому вы передали документ, не изменил его? Некоторые учреждения, в особенности банки, до сих пор предпочитают передавать документы в формате tiff, который весит как слон и читать его очень неудобно, так что PDF - это отличный вариант.

      • Reply
        Temo4knn

        Но ведь и там есть вариант экспорта в PDF (для описанных Вами случаев).
        И специально прочитал статью еще раз в поисках места, где речь идёт о документации, которую нельзя хранить онлайн.
        P.S. А вообще это бессмысленная дискуссия. Не будет какой-либо версии офисной программы, не будет и PDF.

      • Reply
        Sonikelf

        Договора, договора же!

    • Reply
      Sonikelf

      Ээээ, а что прорекламировали то, я вот не понял. PDF?

    • Reply
      Айрини

      В конце прошлого века??? Это вы расскажите фирмам, которые создают и отправляют документы своим контрагентам в этом формате. И речь идёт не о малых предприятиях, так делают большие предприятия!
      Мне даже счёт на оплату домашнего интернета приходит в pdf. Да и электронных книг в этом формате тоже хватает.
      На компе должна быть, как минимум, программа для просмотра pdf. И office.com в данном случае бесполезен, не говоря уже о том, что этот "офис"
      не на всех версиях Виндоус работает.

      • Reply
        Sonikelf

        Кстати некоторые отправляют документы, собственно, отсканировав их на сканере и вставив картинку в Word :) Вот уж где.. Мощь!

        • Reply
          barn4k

          и заархивировав ;)
          Мне так из банка скрины присылали... скрин в ворде, ворд в архиве. Кек

          • Sonikelf

            В bmp еще небось?

        • Reply
          Temo4knn

          Вот не поверите, но у нас есть МФУ, которое сканирует только в bmp

          • Sonikelf

            Охотно верю, но от абсурдности пересылок bmp в doc в архиве это слабая отмазка

  15. Reply
    Александр

    Еще бы знать как правильно оформлять эти самые документы. Информации в интернете валом, порой противоречивой, а толкового ничего не нашел

    • Reply
      Sonikelf

      Какие документы? В каком смысле правильно?

  16. Reply
    Михаил

    1) Не "врятли", а "вряд ли" :).

    • Reply
      Sonikelf

      Поправили, спасибо :) Хотя написание конечно странное ;)

  17. Reply
    Dorf

    Повыкидывал давно уже всякие офисы. Для документов - InDesign.

    • Reply
      Sonikelf

      Радикально

  18. Reply
    Евгения

    Использую PDF для хранения отсканированных многостраничных документов - очень экономит место. Раньше по незнанию хранила каждую страницу в виде картинки и раскладывала их по папкам - дико неудобно и занимает кучу памяти. Теперь сканирую в PDF - все странички в одном файле, который "весит" в разы меньше, чем картинки.
    Единственная проблема у меня с ним: при печати из PDF отсканированный лист формата А4 выводится чуть уменьшенного формата (в смысле скан отпечатывается не на весь лист, а с большими полями и сам он чуть уменьшен в масштабе), тогда как при печати его же в качестве картинки формат сохраняется. Не знаю, в чем загвоздка, - то ли страница становится неформатной в процессе сохранения "благодаря" программе Scan2PDF, то ли дело в настройках Adobe Reader, то ли в настройках печати. Пробовала ковырять настройки - ничего не нашла. Гугл тоже не знает, или неправильно формулирую запрос.

    • Reply
      Sonikelf

      Хитро.

      По поводу вопроса пока ничего в голову не приходит.

    • Reply
      barn4k

      Скорее всего когда сканируете, не указываете формат листов (А4, А3 и тп), поэтому он сканирует всю область сканера, а не только ту, где расположен лист бумаги.

      • Reply
        Евгения

        Область сканирования задаю растягиваемой рамочкой по форме сканируемого листа, поэтому лишнее то он точно не сканирует. Если один и тот же лист сохранить в .jpg и в .pdf, то при печати jpg будет нормального размера, а pdf слегка уменьшенного. Вчера опять распечатывала и пробовала пошуршать настройками - из меню печати файла pdf зашла в свойства принтера, на вкладке "Эффекты" вместо "Фактический формат" выбрала "Печать документа на А4" и убрала галку "Масштабировать до размера листа" - уже лучше! Отпечаток стал почти оригинального размера.

  19. Reply
    Александр

    Ещё один плюс в копилку pdf.
    На производстве часто имеется такая проблема: разработчики пользуются теми программами, которыми привыкли пользоваться (пример P-CAD-Altium Designer, Multisim, Orcad, KiCad, DipTrace, плюс ещё механики добавят в своих: AutoCAD, КОМПАС-3D, SolidWorks и т.п.) И каждый оставляет документацию в виде файла той программы в которой проектировал.
    В результате нам, наладчикам, приходилось ставить на комп все эти громоздкие пакеты, либо более лёгкие просмотрщики, если есть. А добавьте сюда инструкции по наладке и ремонту, выполненные в Word. А что делать сервису на выезде? Можно конечно тягать с собой ноут со всеми этими прогами. А если учесть то, что при открытии схемы, рисунка платы, корпуса , механики и инструкции в разных прогах компы просто начинают тормозить.
    Выход был найден, все эти документы переводились в pdf и объединялись в один файл на каждое изделие. Удобно, просто.

    • Reply
      Sonikelf

      Да уж, есть такое.

      Вообще о том насколько полезен PDF можно просто спросить любого человека из какой-нибудь (можно маленькой) типографии. Вот уж они расскажут много интересного :)

* - ВНИМАНИЕ, - проект на "каникулах", - поддержка в комментариях, сервисах, почте, обучении и тд и тп, НЕ оказывается до 10-го июля 2017, - подробности здесь. Обращайтесь на наш форум! Спасибо!

 

* - комментарии могут появляться не сразу, попасть в спам или быть удалены за несоответствие правилам