статьи

PDF — что это, как работает и как использовать

Доброго времени суток, дорогие читатели! Сегодня поговорим о такой штуке, которую многие видели, некоторые пользовались, а кому-то это кажется заморским колдунством и он обходит сие стороной, т.е про PDF.

pdf - иконка статьи
Итак, прежде, чем рассказать что это, я расскажу для чего оно нужно. Предположим, вы открыли ваш любимый MS Word 2003/7/10/2048, написали длинную простыню текста, оформили все это красивенько и довольные пошли показывать коллегам. И такой вот коллега берет ваш документ, открывает своим OpenOffice/LibreOffice/somethingotherOffice и ужасается от того безобразия, которое творится с документом.

Оформление поплыло, скриншоты отцентрированы криво, навигация не работает, отступ абзаца не по ГОСТу, шрифты фигпоймикакие, смотрит он на вас так вопросительно и недоумевает. А вместе с ним и вы недоумеваете, ведь у вас-то все ОК, и шрифты, специально скаченные, и отступы, выверенные с миллиметровой точностью, и скриншоты, отцентрированные с точностью до эпсилон в минус десятой. Показываете вы свое творение другому коллеге.

А у коллеги и офиса-то нету, Wordpad'ом прикажете открывать? То еще развлечение.

Так в чем же тут проблема?

Думаете в криворукости автора документа? Отнюдь, автор может и криворук, но дело совсем в другом. На самом деле, даже разные версии MS Word могут несколько по-разному смотреть на документы, не говоря уже о каких-то других программах для работы с электронной документацией. Так что же делать, чтобы другие люди могли увидеть Ваш документ именно в таком виде, в котором Вы его задумывали?

Здесь есть несколько способов:

  • Вы можете его распечатать, но это не самое удобное решение, особенно если люди находятся на другом конце синего шарика;
  • Вы можете его отправить по факсу, вот только этого факса на том конце может не быть;
  • Вы можете его сохранить в специальном формате. Тут-то и приходит на помощь PDF.

Вот о последнем, собственно, мы и поговорим.

к содержанию ↑

Что такое PDF и с чем его едят

PDF (от англ. Portable Document Format) - это специальный формат электронных документов, который не зависит от выбранной ОС, программы просмотра электронных документов или еще чего-нибудь. Он единый для любого устройства. Все, что нужно для открытия документов в этом формате - программа просмотра. Их существует великое множество, как бесплатных, так и платных.

Самая распространенная программка - это, несомненно, Adobe Reader (можно скачать отсюда, только не забудьте убрать галочки напротив McAfee и True Key), которая написана авторами этой технологии.

Однако в AR часто находят уязвимости (а так же справедливо приписывают навязчивость, тормознутость и прочие ужасы жизни), так что кому это не нравится, смотрите в сторону аналогов (Foxit Reader, Nuance и тп).

Если кому интересно, так выглядит документ, открытый в Adobe Reader DC:

Открытый документ в Adobe Reader DC

У PDF есть свои ограничения, как то:

  • Невозможность редактирования текста (кроме специализированных программ);
  • Необходимость вшивать нестандартные шрифты (для любителей делать не по ГОСТу);
  • Необходимость использования достаточно больших растровых изображений для внятного отображения при печати.

Среди преимуществ же:

  • Простота использования;
  • Возможность защитить файл от большинства действий нерадивых пользователей (пометка маркерами, поиск по словам, редактирование текста);
  • Независимость от программы просмотра. В любой программе просмотра он будет  выглядеть одинаково.

Теперь поговорим о том, как его, собственно создать.

к содержанию ↑

Как работать с PDF

В MS Word 2010, 13, 16 выбираете "Сохранить как" и указываете тип файла: "PDF". Можно также снять галочку "Открыть файл после публикации", чтобы не открывать каждый раз созданную вами PDF-ку.

Сохранение документа в MS Word 2010, 2013, 2016
В MS Word 2007 вы скачиваете плагин под названием "Microsoft Save as PDF", например, отсюда.

Устанавливаете его, после чего запускаете Word, нажимаете на большую кнопку сверху-слева: "Сохранить как" -> "PDF или XPS" и сохраняете как PDF.

Сохранение документа в MS Word 2007

Если же вам нужен PDF файл из другой программы, при этом у нее нет возможности сохранять файлы в PDF, то достаточно скачать бесплатный виртуальный PDF принтер, например, отсюда.

Далее запускаете установщик, ждете, пока принтер установится, после этого открываете нужную вам программу, выбираете опцию "Печать", выбираете виртуальный принтер и снова жмете на кнопку "Печать".

Печать на виртуальный принетр

Теперь выбираете интересующие вас настройки (я рекомендую отметить галочку "Embed fonts" для встраивания шрифта в ваш PDF) и жмете на кнопку "OK".

Печать на виртуальный принтер

Есть еще и платные аналоги, но вы не подумайте, что они делают ровно тоже, но за деньги, нет. Они отличаются тем, что могут вставлять ссылки в PDF файлы, создавать закладки, оглавления, использовать водные знаки, зашифровывать PDF документ и еще много чего, что вам вряд ли в жизни пригодится :)

Кстати говоря, Libre Office и Open Office позволяют удобно и просто, без всяких плагинов, создавать PDF-фы на лету.

к содержанию ↑

Послесловие

Вот в общем-то и все, что требуется для работы с данным форматом. Все возможности я описывать не стал, в этом нет особого смысла, ибо в большинстве случаев требуется просто сохранить файл или документ в PDF и потом открыть его каким-нибудь просмотрщиком. Так что пользуйтесь, очень удобный формат :)

Если Вы хотите знать больше, желаете научиться этому профессионально и понимать происходящее, то запишитесь к нам на обучение.

Как и всегда, если есть какие-то вопросы, мысли, дополнения и всё такое прочее, то добро пожаловать в комментарии к этой записи.

PS: За существование статьи отдельное спасибо другу проекта и члену нашей команды под ником “barn4k“

  • Sonikelf

    О, хорошая тема. Зря кстати многие игнорируют формат, хорошая штука :)

  • вано

    Его способны игнорировать только те кто использует компьютер исключительно для походов в соц сети,и игр в танчики, иначе просто не возможно игнорировать.

    • Sonikelf

      Радикально :)

  • Денис Борискин

    +1 мне в копилку знаний

    • Sonikelf

      В хозяйстве приходится :)

  • Mahaon

    Спасибо. Теперь и я знаю, наконец, зачем и почему pdf-формат.)))

    • Sonikelf

      Осталось начать активно использовать :)

  • Vlad

    Часто пользуюсь. Удобный формат во всех отношениях.
    P.S. Отношение к тобой написанному бывают разными.

    • Sonikelf

      Статья не мной написана, см. PS-ум

  • TrasserZero

    Так-то да.. Но минус нередактируемости весьма велик.. Сделал, к примеру, договор, отправил второй стороне, ей взбрело в голову что-то чуть подправить.. И тут- то и начинается веселье =))

    • Sonikelf

      Правами на редактирование по-моему можно управлять,

    • barn4k

      Зато Вы в курсе обо всех изменениях в договоре ;)

      А так можно создать форму из PDF, в которой создать поля для заполнения. Но в бесплатной версии этого нет :)

    • Дмитрий

      Нередактируемость PDF сильно ограничивает его применение. И еще один минус: чтобы распарсить PDF программно нужно приложить нечеловеческие усилия.

      • barn4k

        Да в общем-то неплохо с распарсиванием справляется Fine Reader, если его грамотно использовать и PDF при этом хорошего качества :)

  • Евгений

    Кроме перечисленного для чтения pdf посоветую еще пару программ:
    STDU viewer – кроме pdf может открывать и другие форматы (djvu, fb2 и др).
    Sumatra PDF – очень шустрая программа, также работает с другими форматами.
    Замечу, что бывали очень редкие случаи, что некоторые документы некорректно открывались в этих программах, но открывались как надо в Adobe Reader.

    Для создания pdf файлов использую PDF Creator он также как и doPDF создает файл посредством виртуального принтера. Виртуальный принтер в данном случае позволяет получить pdf файл из любой программы, имеющей функцию печати. Кроме создания pdf файлов, возможно создание файлов и других форматов – jpg, png, tiff и др.

    • Sonikelf

      Спасибо за дополнение, кому-то, думаю, пригодится

  • Tawhedг

    Никогда не понимал работу в pdf формате.
    Терпеть не мог этот формат.
    Теперь немного понятно. Спасибо за информацию.

    • Sonikelf

      Пожалуйста, рады, что пригодилось :)

  • оксана

    я впервые столкнулась с этим форматом, когда заходила на иностранные сайты. И была сильно удивлена, почему у меня не отображаются картинки? Затем мне объяснили, что оказывается они размещают фото(картинки) в формате PDF))) Пришлось устанавливать адобе риде))) А еще в Лисе есть дополнение, с помощью которого можно текст и картинки сохранить в этом формате.

    • Sonikelf

      Ммм, картинки в PDF?
      Любопытно..

  • Ирина

    А для Word'2003 какой плагин посоветуете?

    • barn4k

      Для него оф. плагин не выпускался. Так что лучше всего использовать виртуальный принтер.

  • Айрини

    Довольно таки часто приходится открывать этот формат. Для просмотра использую STDU viewer Free (очень нравится возможность выделять и копировать нужный кусочек текста).
    А вот самой создавать не приходилось, в моём Ворде такой возможности нету, а за создание файла с помощью виртуального принтера не слышала. Надо будет попробовать вашу программу, спасибки))))

    • Sonikelf

      Пожалуйста :)

  • Tawhed

    Для меня пока два жирных плюса, это маленький вес + нередактируемость(важных документов). Третий плюсик - можно открыть разные форматы документов.

    • Sonikelf

      Что есть.. то есть : )

  • Студент

    PDF наше всё...
    Для просмотра предпочитаю Foxit Reader
    Для удаления и добавления страниц использую программу FoxitPDFEditor
    Для перегонки в Word ABBYY FineReader

    • Sonikelf

      Да, фоксит хорош. Хотя по первой кажется немного громоздким.

  • Temo4knn

    Почему у меня ощущения, что я оказался в конце прошлого века? Нет, я понимаю, что автор написал рекламную статью. Но люди! Неужели никто не слышал про office.com? Там есть тот самый редактор Word, но версии онлайн. А кроме него еще и Excel, и PowerPoint, и еще куча чего... Ну в крайнем случае, есть Документы от Google. И уж это точно лучше, чем нередактируемый PDF

    • Tawhed

      Спасибо!
      Теперь у меня ощущение, как будто мы оказались в будущем, в конце 21 века)

      • Sonikelf

        22-го, я думаю :)

    • barn4k

      Онлайн не все могут себе позволить. Если вы в каком-нибудь гос. учреждении, то с вероятностью 90% за хранение документации в онлайне вам в лучшем случае дадут по шапке.
      И да, не путайте теплое с мягким. В PDF передают приказы, регламенты, нормативы и прочую документацию. В ворде этого делать нельзя, ибо где гарантии, что тот, кому вы передали документ, не изменил его? Некоторые учреждения, в особенности банки, до сих пор предпочитают передавать документы в формате tiff, который весит как слон и читать его очень неудобно, так что PDF - это отличный вариант.

      • Temo4knn

        Но ведь и там есть вариант экспорта в PDF (для описанных Вами случаев).
        И специально прочитал статью еще раз в поисках места, где речь идёт о документации, которую нельзя хранить онлайн.
        P.S. А вообще это бессмысленная дискуссия. Не будет какой-либо версии офисной программы, не будет и PDF.

      • Sonikelf

        Договора, договора же!

    • Sonikelf

      Ээээ, а что прорекламировали то, я вот не понял. PDF?

    • Айрини

      В конце прошлого века??? Это вы расскажите фирмам, которые создают и отправляют документы своим контрагентам в этом формате. И речь идёт не о малых предприятиях, так делают большие предприятия!
      Мне даже счёт на оплату домашнего интернета приходит в pdf. Да и электронных книг в этом формате тоже хватает.
      На компе должна быть, как минимум, программа для просмотра pdf. И office.com в данном случае бесполезен, не говоря уже о том, что этот "офис"
      не на всех версиях Виндоус работает.

      • Sonikelf

        Кстати некоторые отправляют документы, собственно, отсканировав их на сканере и вставив картинку в Word :) Вот уж где.. Мощь!

        • barn4k

          и заархивировав ;)
          Мне так из банка скрины присылали... скрин в ворде, ворд в архиве. Кек

          • Sonikelf

            В bmp еще небось?

        • Temo4knn

          Вот не поверите, но у нас есть МФУ, которое сканирует только в bmp

          • Sonikelf

            Охотно верю, но от абсурдности пересылок bmp в doc в архиве это слабая отмазка

  • Александр

    Еще бы знать как правильно оформлять эти самые документы. Информации в интернете валом, порой противоречивой, а толкового ничего не нашел

    • Sonikelf

      Какие документы? В каком смысле правильно?

  • Михаил

    1) Не "врятли", а "вряд ли" :).

    • Sonikelf

      Поправили, спасибо :) Хотя написание конечно странное ;)

  • Dorf

    Повыкидывал давно уже всякие офисы. Для документов - InDesign.

    • Sonikelf

      Радикально

  • Евгения

    Использую PDF для хранения отсканированных многостраничных документов - очень экономит место. Раньше по незнанию хранила каждую страницу в виде картинки и раскладывала их по папкам - дико неудобно и занимает кучу памяти. Теперь сканирую в PDF - все странички в одном файле, который "весит" в разы меньше, чем картинки.
    Единственная проблема у меня с ним: при печати из PDF отсканированный лист формата А4 выводится чуть уменьшенного формата (в смысле скан отпечатывается не на весь лист, а с большими полями и сам он чуть уменьшен в масштабе), тогда как при печати его же в качестве картинки формат сохраняется. Не знаю, в чем загвоздка, - то ли страница становится неформатной в процессе сохранения "благодаря" программе Scan2PDF, то ли дело в настройках Adobe Reader, то ли в настройках печати. Пробовала ковырять настройки - ничего не нашла. Гугл тоже не знает, или неправильно формулирую запрос.

    • Sonikelf

      Хитро.

      По поводу вопроса пока ничего в голову не приходит.

    • barn4k

      Скорее всего когда сканируете, не указываете формат листов (А4, А3 и тп), поэтому он сканирует всю область сканера, а не только ту, где расположен лист бумаги.

      • Евгения

        Область сканирования задаю растягиваемой рамочкой по форме сканируемого листа, поэтому лишнее то он точно не сканирует. Если один и тот же лист сохранить в .jpg и в .pdf, то при печати jpg будет нормального размера, а pdf слегка уменьшенного. Вчера опять распечатывала и пробовала пошуршать настройками - из меню печати файла pdf зашла в свойства принтера, на вкладке "Эффекты" вместо "Фактический формат" выбрала "Печать документа на А4" и убрала галку "Масштабировать до размера листа" - уже лучше! Отпечаток стал почти оригинального размера.

  • Александр

    Ещё один плюс в копилку pdf.
    На производстве часто имеется такая проблема: разработчики пользуются теми программами, которыми привыкли пользоваться (пример P-CAD-Altium Designer, Multisim, Orcad, KiCad, DipTrace, плюс ещё механики добавят в своих: AutoCAD, КОМПАС-3D, SolidWorks и т.п.) И каждый оставляет документацию в виде файла той программы в которой проектировал.
    В результате нам, наладчикам, приходилось ставить на комп все эти громоздкие пакеты, либо более лёгкие просмотрщики, если есть. А добавьте сюда инструкции по наладке и ремонту, выполненные в Word. А что делать сервису на выезде? Можно конечно тягать с собой ноут со всеми этими прогами. А если учесть то, что при открытии схемы, рисунка платы, корпуса , механики и инструкции в разных прогах компы просто начинают тормозить.
    Выход был найден, все эти документы переводились в pdf и объединялись в один файл на каждое изделие. Удобно, просто.

    • Sonikelf

      Да уж, есть такое.

      Вообще о том насколько полезен PDF можно просто спросить любого человека из какой-нибудь (можно маленькой) типографии. Вот уж они расскажут много интересного :)

 

* - комментарии могут появляться не сразу, попасть в спам или быть удалены за несоответствие правилам