статьи

PDF — что к чему, почему и зачем

Доброго времени суток, дорогие читатели!

Сегодня поговорим о такой штуке, которую многие видели, некоторые пользовались, а кому-то это кажется заморским колдунством и он обходит сие стороной.

pdf
Итак, прежде, чем рассказать что это, я расскажу для чего оно нужно. Предположим, вы открыли ваш любимый MS Word 2003/7/10/2048, написали длинную простыню текста, оформили все это красивенько и довольные пошли показывать коллегам. И такой вот коллега берет ваш документ, открывает своим OpenOffice/LibreOffice/somethingotherOffice и ужасается от того безобразия, которое творится с документом.

Оформление поплыло, скриншоты отцентрированы криво, навигация не работает, отступ абзаца не по ГОСТу, шрифты фигпоймикакие, смотрит он на вас так вопросительно и недоумевает. А вместе с ним и вы недоумеваете, ведь у вас-то все ОК, и шрифты, специально скаченные, и отступы, выверенные с миллиметровой точностью, и скриншоты, отцентрированные с точностью до эпсилон в минус десятой. Показываете вы свое творение другому коллеге.

А у коллеги и офиса-то нету, Wordpad'ом прикажете открывать? То еще развлечение.

Так в чем же тут проблема? Думаете в криворукости автора документа? Отнюдь, автор может и криворук, но дело совсем в другом. На самом деле, даже разные версии MS Word могут несколько по-разному смотреть на документы, не говоря уже о каких-то других программах для работы с электронной документацией. Так что же делать, чтобы другие люди могли увидеть Ваш документ именно в таком виде, в котором Вы его задумывали?

Здесь есть несколько способов:

  • Вы можете его распечатать, но это не самое удобное решение, особенно если люди находятся на другом конце синего шарика;
  • Вы можете его отправить по факсу, вот только этого факса на том конце может не быть;
  • Вы можете его сохранить в специальном формате. Тут-то и приходит на помощь PDF.

Вот о последнем, собственно, мы и поговорим.

Что такое PDF и с чем его едят

PDF (от англ. Portable Document Format) - это специальный формат электронных документов, который не зависит от выбранной ОС, программы просмотра электронных документов или еще чего-нибудь. Он единый для любого устройства. Все, что нужно для открытия документов в этом формате - программа просмотра. Их существует великое множество, как бесплатных, так и платных.

Самая распространенная программка - это, несомненно, Adobe Reader (можно скачать отсюда, только не забудьте убрать галочки напротив McAfee и True Key), которая написана авторами этой технологии.

Однако в AR часто находят уязвимости (а так же справедливо приписывают навязчивость, тормознутость и прочие ужасы жизни), так что кому это не нравится, смотрите в сторону аналогов (Foxit Reader, Nuance и тп).

Если кому интересно, так выглядит документ, открытый в Adobe Reader DC:

Открытый документ в Adobe Reader DC

У PDF есть свои ограничения, как то:

  • Невозможность редактирования текста (кроме специализированных программ);
  • Необходимость вшивать нестандартные шрифты (для любителей делать не по ГОСТу);
  • Необходимость использования достаточно больших растровых изображений для внятного отображения при печати.

Среди преимуществ же:

  • Простота использования;
  • Возможность защитить файл от большинства действий нерадивых пользователей (пометка маркерами, поиск по словам, редактирование текста);
  • Независимость от программы просмотра. В любой программе просмотра он будет  выглядеть одинаково.

Теперь поговорим о том, как его, собственно создать.

Как работать с PDF

В MS Word 2010, 13, 16 выбираете "Сохранить как" и указываете тип файла: "PDF". Можно также снять галочку "Открыть файл после публикации", чтобы не открывать каждый раз созданную вами PDF-ку.

Сохранение документа в MS Word 2010, 2013, 2016

В MS Word 2007 вы скачиваете плагин под названием "Microsoft Save as PDF", например, отсюда.

Устанавливаете его, после чего запускаете Word, нажимаете на большую кнопку сверху-слева: "Сохранить как" -> "PDF или XPS" и сохраняете как PDF.

Сохранение документа в MS Word 2007

Если же вам нужен PDF файл из другой программы, при этом у нее нет возможности сохранять файлы в PDF, то достаточно скачать бесплатный виртуальный PDF принтер, например, отсюда.

Далее запускаете установщик, ждете, пока принтер установится, после этого открываете нужную вам программу, выбираете опцию "Печать", выбираете виртуальный принтер и снова жмете на кнопку "Печать".

Печать на виртуальный принетр

Теперь выбираете интересующие вас настройки (я рекомендую отметить галочку "Embed fonts" для встраивания шрифта в ваш PDF) и жмете на кнопку "OK".

Печать на виртуальный принтер

Есть еще и платные аналоги, но вы не подумайте, что они делают ровно тоже, но за деньги, нет. Они отличаются тем, что могут вставлять ссылки в PDF файлы, создавать закладки, оглавления, использовать водные знаки, зашифровывать PDF документ и еще много чего, что вам вряд ли в жизни пригодится :)

Кстати говоря, Libre Office и Open Office позволяют удобно и просто, без всяких плагинов, создавать PDF-фы на лету.

Послесловие

Вот в общем-то и все, что требуется для работы с данным форматом. Все возможности я описывать не стал, в этом нет особого смысла, ибо в большинстве случаев требуется просто сохранить файл или документ в PDF и потом открыть его каким-нибудь просмотрщиком. Так что пользуйтесь, очень удобный формат :)

Как и всегда, если есть какие-то вопросы, мысли, дополнения и всё такое прочее, то добро пожаловать в комментарии к этой записи.

PS: За существование статьи отдельное спасибо другу проекта и члену нашей команды под ником “barn4k

Оценить —

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(4 голоса, в среднем: 5 из 5)
ул. Тверская, вл. 19 Россия, Москва (916) 174-8226
Темы:  , , ,

Комментарии к статье

  1. О, хорошая тема. Зря кстати многие игнорируют формат, хорошая штука :)

  2. Его способны игнорировать только те кто использует компьютер исключительно для походов в соц сети,и игр в танчики, иначе просто не возможно игнорировать.

  3. Ответить
    Денис Борискин

    +1 мне в копилку знаний

  4. Спасибо. Теперь и я знаю, наконец, зачем и почему pdf-формат.)))

    • Осталось начать активно использовать :)

  5. Часто пользуюсь. Удобный формат во всех отношениях.
    P.S. Отношение к тобой написанному бывают разными.

    • Статья не мной написана, см. PS-ум

  6. Ответить
    TrasserZero

    Так-то да.. Но минус нередактируемости весьма велик.. Сделал, к примеру, договор, отправил второй стороне, ей взбрело в голову что-то чуть подправить.. И тут- то и начинается веселье =))

    • Правами на редактирование по-моему можно управлять,

    • Зато Вы в курсе обо всех изменениях в договоре ;)

      А так можно создать форму из PDF, в которой создать поля для заполнения. Но в бесплатной версии этого нет :)

    • Ответить
      Дмитрий

      Нередактируемость PDF сильно ограничивает его применение. И еще один минус: чтобы распарсить PDF программно нужно приложить нечеловеческие усилия.

      • Да в общем-то неплохо с распарсиванием справляется Fine Reader, если его грамотно использовать и PDF при этом хорошего качества :)

  7. Ответить
    Евгений

    Кроме перечисленного для чтения pdf посоветую еще пару программ:
    STDU viewer – кроме pdf может открывать и другие форматы (djvu, fb2 и др).
    Sumatra PDF – очень шустрая программа, также работает с другими форматами.
    Замечу, что бывали очень редкие случаи, что некоторые документы некорректно открывались в этих программах, но открывались как надо в Adobe Reader.

    Для создания pdf файлов использую PDF Creator он также как и doPDF создает файл посредством виртуального принтера. Виртуальный принтер в данном случае позволяет получить pdf файл из любой программы, имеющей функцию печати. Кроме создания pdf файлов, возможно создание файлов и других форматов – jpg, png, tiff и др.

    • Спасибо за дополнение, кому-то, думаю, пригодится

  8. Никогда не понимал работу в pdf формате.
    Терпеть не мог этот формат.
    Теперь немного понятно. Спасибо за информацию.

    • Пожалуйста, рады, что пригодилось :)

  9. Ответить
    оксана

    я впервые столкнулась с этим форматом, когда заходила на иностранные сайты. И была сильно удивлена, почему у меня не отображаются картинки? Затем мне объяснили, что оказывается они размещают фото(картинки) в формате PDF))) Пришлось устанавливать адобе риде))) А еще в Лисе есть дополнение, с помощью которого можно текст и картинки сохранить в этом формате.

  10. Ответить
    Ирина

    А для Word'2003 какой плагин посоветуете?

    • Для него оф. плагин не выпускался. Так что лучше всего использовать виртуальный принтер.

  11. Ответить
    Айрини

    Довольно таки часто приходится открывать этот формат. Для просмотра использую STDU viewer Free (очень нравится возможность выделять и копировать нужный кусочек текста).
    А вот самой создавать не приходилось, в моём Ворде такой возможности нету, а за создание файла с помощью виртуального принтера не слышала. Надо будет попробовать вашу программу, спасибки))))

  12. Для меня пока два жирных плюса, это маленький вес + нередактируемость(важных документов). Третий плюсик - можно открыть разные форматы документов.

  13. Ответить
    Студент

    PDF наше всё...
    Для просмотра предпочитаю Foxit Reader
    Для удаления и добавления страниц использую программу FoxitPDFEditor
    Для перегонки в Word ABBYY FineReader

    • Да, фоксит хорош. Хотя по первой кажется немного громоздким.

  14. Почему у меня ощущения, что я оказался в конце прошлого века? Нет, я понимаю, что автор написал рекламную статью. Но люди! Неужели никто не слышал про office.com? Там есть тот самый редактор Word, но версии онлайн. А кроме него еще и Excel, и PowerPoint, и еще куча чего... Ну в крайнем случае, есть Документы от Google. И уж это точно лучше, чем нередактируемый PDF

    • Спасибо!
      Теперь у меня ощущение, как будто мы оказались в будущем, в конце 21 века)

    • Онлайн не все могут себе позволить. Если вы в каком-нибудь гос. учреждении, то с вероятностью 90% за хранение документации в онлайне вам в лучшем случае дадут по шапке.
      И да, не путайте теплое с мягким. В PDF передают приказы, регламенты, нормативы и прочую документацию. В ворде этого делать нельзя, ибо где гарантии, что тот, кому вы передали документ, не изменил его? Некоторые учреждения, в особенности банки, до сих пор предпочитают передавать документы в формате tiff, который весит как слон и читать его очень неудобно, так что PDF - это отличный вариант.

      • Но ведь и там есть вариант экспорта в PDF (для описанных Вами случаев).
        И специально прочитал статью еще раз в поисках места, где речь идёт о документации, которую нельзя хранить онлайн.
        P.S. А вообще это бессмысленная дискуссия. Не будет какой-либо версии офисной программы, не будет и PDF.

      • Договора, договора же!

    • Ээээ, а что прорекламировали то, я вот не понял. PDF?

    • Ответить
      Айрини

      В конце прошлого века??? Это вы расскажите фирмам, которые создают и отправляют документы своим контрагентам в этом формате. И речь идёт не о малых предприятиях, так делают большие предприятия!
      Мне даже счёт на оплату домашнего интернета приходит в pdf. Да и электронных книг в этом формате тоже хватает.
      На компе должна быть, как минимум, программа для просмотра pdf. И office.com в данном случае бесполезен, не говоря уже о том, что этот "офис"
      не на всех версиях Виндоус работает.

      • Кстати некоторые отправляют документы, собственно, отсканировав их на сканере и вставив картинку в Word :) Вот уж где.. Мощь!

        • и заархивировав ;)
          Мне так из банка скрины присылали... скрин в ворде, ворд в архиве. Кек

          • Sonikelf

            В bmp еще небось?

        • Вот не поверите, но у нас есть МФУ, которое сканирует только в bmp

          • Sonikelf

            Охотно верю, но от абсурдности пересылок bmp в doc в архиве это слабая отмазка

  15. Ответить
    Александр

    Еще бы знать как правильно оформлять эти самые документы. Информации в интернете валом, порой противоречивой, а толкового ничего не нашел

    • Какие документы? В каком смысле правильно?

  16. Ответить
    Михаил

    1) Не "врятли", а "вряд ли" :).

    • Поправили, спасибо :) Хотя написание конечно странное ;)

  17. Повыкидывал давно уже всякие офисы. Для документов - InDesign.

  18. Ответить
    Евгения

    Использую PDF для хранения отсканированных многостраничных документов - очень экономит место. Раньше по незнанию хранила каждую страницу в виде картинки и раскладывала их по папкам - дико неудобно и занимает кучу памяти. Теперь сканирую в PDF - все странички в одном файле, который "весит" в разы меньше, чем картинки.
    Единственная проблема у меня с ним: при печати из PDF отсканированный лист формата А4 выводится чуть уменьшенного формата (в смысле скан отпечатывается не на весь лист, а с большими полями и сам он чуть уменьшен в масштабе), тогда как при печати его же в качестве картинки формат сохраняется. Не знаю, в чем загвоздка, - то ли страница становится неформатной в процессе сохранения "благодаря" программе Scan2PDF, то ли дело в настройках Adobe Reader, то ли в настройках печати. Пробовала ковырять настройки - ничего не нашла. Гугл тоже не знает, или неправильно формулирую запрос.

    • Хитро.

      По поводу вопроса пока ничего в голову не приходит.

    • Скорее всего когда сканируете, не указываете формат листов (А4, А3 и тп), поэтому он сканирует всю область сканера, а не только ту, где расположен лист бумаги.

      • Ответить
        Евгения

        Область сканирования задаю растягиваемой рамочкой по форме сканируемого листа, поэтому лишнее то он точно не сканирует. Если один и тот же лист сохранить в .jpg и в .pdf, то при печати jpg будет нормального размера, а pdf слегка уменьшенного. Вчера опять распечатывала и пробовала пошуршать настройками - из меню печати файла pdf зашла в свойства принтера, на вкладке "Эффекты" вместо "Фактический формат" выбрала "Печать документа на А4" и убрала галку "Масштабировать до размера листа" - уже лучше! Отпечаток стал почти оригинального размера.

  19. Ответить
    Александр

    Ещё один плюс в копилку pdf.
    На производстве часто имеется такая проблема: разработчики пользуются теми программами, которыми привыкли пользоваться (пример P-CAD-Altium Designer, Multisim, Orcad, KiCad, DipTrace, плюс ещё механики добавят в своих: AutoCAD, КОМПАС-3D, SolidWorks и т.п.) И каждый оставляет документацию в виде файла той программы в которой проектировал.
    В результате нам, наладчикам, приходилось ставить на комп все эти громоздкие пакеты, либо более лёгкие просмотрщики, если есть. А добавьте сюда инструкции по наладке и ремонту, выполненные в Word. А что делать сервису на выезде? Можно конечно тягать с собой ноут со всеми этими прогами. А если учесть то, что при открытии схемы, рисунка платы, корпуса , механики и инструкции в разных прогах компы просто начинают тормозить.
    Выход был найден, все эти документы переводились в pdf и объединялись в один файл на каждое изделие. Удобно, просто.

    • Да уж, есть такое.

      Вообще о том насколько полезен PDF можно просто спросить любого человека из какой-нибудь (можно маленькой) типографии. Вот уж они расскажут много интересного :)

* - комментарии могут появляться не сразу (или попасть в спам)