Google — Gmail, iGoogle, GoogleDocs

И снова здравствуйте! ;)

Добро пожаловать в чудесный и волшебный мир. Здесь сказка становится былью, добро всегда побеждает зло, глупые становятся умными, а трусы - отважными, бессердечные обретают сердце и всегда сбываются мечты. Сегодня я начну знакомить вас с удивительным миром Google, который может стать для Вас верным другом и помощником :).

Как известно мы всегда боимся того, чего не знаем. Таинственность всегда облачена неким ореолом величия. Сегодня мы снимем эту печать и начнем большое разоблачение этого, на первый взгляд, сложного мира.

Думаю, многие увидят в этом рассказе аналогии с чудесной сказкой Фрэнка Баума "Волшебник страны Оз". Это действительно так, ведь мир Google, как и страна Оз, полон волшебства и магии, нужно просто уметь раскрыть его тайны, чем мы и займемся.

Ну а теперь приступим.

Gmail - почта, почта, почта. Путь в страну Google

Gmail - известный многим почтовый сервис Google. Это тот маленький домик, который перенесет нас в мир сказок :). С его помощью можно получить доступ к множеству скрытых ранее возможностей. По праву считается одним из лучших почтовиков вообще, ибо надежен, безопасен, места много, спам отлично фильтруется, интерфейс смазливый. В общем праздник души.

Начнем с самого главного - регистрации почтового аккаунта, которая ныне предельно проста. Нужно всего лишь перейти по адресу gmail.com и нажать на кнопочку "Создайте аккаунт".

Теперь нужно заполнить свои персональные данные. Введите имя и фамилию, выберите имя для своего аккаунта, введите пароль, затем дату рождения и пол. Сразу хочется дать несколько рекомендаций: во-первых, совсем не обязательно вписывать свое настоящее имя (это для тех, кто сильно заботится о своей паранойе конфиденциальности :)); во-вторых, по возможности, придумайте надежный пароль (пару слов я писал ранее тут - "Как сделать взломоустойчивый умный пароль"); в-третьих, все вышеперечисленные поля обязательны к заполнению, без них вы зарегистрироваться не сможете.

Далее можно ввести свой номер телефона и дополнительный почтовый ящик. Сие кстати очень полезная, хоть и не обязательная к исполнению, мера безопасности, которая в будущем может значительно упростить жизнь, ибо, если вы вдруг потом забудете пароль от почтового ящика, то таким образом всегда сможете его восстановить (даже в случае кражи аккаунта). Лично я, вообще привязал свой основной аккаунт к номеру телефона и активировал смс-аутентификацию, т.к считаю, что такая защита наиболее надежна, ибо залогинится с новой машинки без кода, полученного по смс, невозможно, а значит при всём желании украсть мой аккаунт будет почти нереально, даже если узнать точный пароль.

Дальше остается пару мелочей, а именно доказать системе, что вы не робот, путём введения в нужное поле слов показанных на картинке, а также ознакомиться с условиями использования и политикой конфиденциальности Google и подтвердить это галочками на соответствующих пунктах. Хочется отметить один момент. Чаще всего пользователи не читают большинство соглашений и условий в интернете и автоматически их подтверждают. Но в данном случае лучше действительно ознакомьтесь со всеми предложенными инструкциями. Дело в том, что с 1 марта Google ввел новую "Политику конфиденциальности", которая вызвала множества споров. Некоторые считают, что она посягает на анонимность пользователей в интернете, производитель же утверждает, что это помогает системе более индивидуально относиться к каждому из пользователей, чтобы подстраиваться под его запросы. Скорее всего правда, как и всегда, находится где-то посередине, но лично меня никакая политика не заставит отказаться от такого большого набора полезностей, тем более, что данная политика не таит в себе ничего плохого для честного и доброго человека, коим, думаю, Вы все тут являетесь :).

Последний пункт (имеется ввиду галочка, см.скриншот выше) оставляю на ваше усмотрение. Скажу лишь, что он дает вам возможность отмечать понравившиеся материалы отметкой +1 на негугловских сайтах, а также видеть где ставят такие же отметки ваши друзья. Например так:

Зачем нужны все эти +1 будет рассказано в одном из следующих материалов Заметок СисАдмина.
Если Вы сделали все правильно, то после нажатия "Далее" Вы увидите приветствие:

Поздравляю! Вы обрели ключ к новому миру, осталось всего малость - научиться им пользоваться. Теперь просто нажмите "Перейти к сервису Gmail".

Как видим, интерфейс почты не сильно отличается от других подобных сервисов. Слева находится список папок вашей почты. По умолчанию, при входе Вы попадаете в папку "Входящие" (это отмечено маркером слева).

Если нажать на маленький треугольник возле надписи Gmail, то выскочит меню из которого Вы сможете запустить менеджеры контактов и задач - весьма удобные штуковины для записи данных всех друзей, знакомых, коллег и планирования своего времени.

Чуть правее списка папок находится список писем. В нём будут отображаться письма из той папки в которой Вы сейчас находитесь, где сразу обнаружите, что Google прислал несколько приветственных писем. Правда одна загвоздка, что они на английском, что, не беда, ибо никакой жизненно важной информации в них нет, т.к это обычное приветствие в котором система рассказывает о некоторых своих возможностях.

Чтобы выполнить какое-то действие с письмом вам достаточно просто поставить слева от него галочку, после чего, Вы увидите на верхней панели меню для управления письмами. Большинство действий стандартны: можно заархивировать (т.е. сжать, хотя с учетом того, что сервис предоставляет около 8 Гб места под почту, в этом часто нет особой необходимости), отметить как спам, удалить в корзину, переместить в нужную папку и сделать несколько других действий указанных в пункте "Еще". При наведении на каждую из кнопок вы увидите её название, так что с выбором не ошибетесь.

Особо стоит отметить мою любимую опцию - "Ярлыки". Она помогает структурировать и размечать большие массивы писем. Работает все достаточно просто: на каждое письмо вы вешаете ярлык (метку), которая будет наилучшим образом его характеризовать (т.е, например, если в письме упоминается слово Пароль или Пароли, то вешается ярлык "Пароли", или, скажем, если отправитель вася@mail.ru, то ярлык "Вася" и тд и тп, насколько Вам хватит фантазии). Потом, если нужно будет найти какое-то письмо, у вас не будет необходимости перелопачивать сотни в поисках нужного, а достаточно вспомнить к какой категории письмо относится (какие имеет ярлыки). Таких ярлыков можно поставить несколько - это еще больше упрощает поиск, да и добавляет наглядности:

В общем все опции управления достаточно просты и понятны. Можете потестировать их на письмах приветствия Google, думаю, что разберетесь легко.

Из последнего рисунка осталось рассмотреть еще один пункт - кнопку в виде шестеренки в правом верхнем углу, в которой  спрятаны основные настройки почты. Нажав на шестеренку мы увидим выпадающее меню:

Отсюда можно быстро изменить тип интерфейса Gmail. По моему скромному мнению стандартная настройка является оптимальной, но Вы, естественно, можете попробовать каждый тип и подобрать что-то по своему вкусу.

Также заслуживает особого внимания пункт "Справка". Она русифицирована и содержит в себе ответы на большинство возможных вопросов. Загляните туда если вам что-то будет непонятно.

Но самое интересное это "Настройки". Здесь собраны воедино все опции, которые позволят вам настроить свой почтовый ящик до малейших деталей. Познакомимся с наиболее интересными из них.

Как уже ранее отмечалось, почтовый аккаунт Gmail станет своеобразным домом, который перенесет нас в чудесный мир Google. А какой дом обходится без внутренней отделки, окон, дверей, мебели и всего остального? Темы оформления будут служить нам внутренней отделкой, общие настройки аккаунта - мебелью, а настройки POP/IMAP - дверями и окнами. Так что приступаем к мелкому косметическому ремонту :)

Начнем с вкладки "Общее". Самая первая настройка - возможность изменения языка интерфейса. Тут же можно отключить транслитерацию (по умолчанию она включена). Жмакайте, если необходимо.

Также любопытный пункт "Безопасность соединения" - если Вам часто приходится пользоваться почтой из общественных сетей, то лучше выбрать "Использовать только https".  Если же вы доверяете всем местам, откуда пользуетесь почтой, то ставьте "Использовать http и https". HTTP и HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol и Hyper Text Transfer Protocol Secure) - это протоколы передачи данных. Собственно говоря, HTTPS является расширением HTTP с повышенной безопасностью. Все данные передаваемые по нему шифруются, а посему лучше всего использовать оный.

В пункте "Ярлыки кнопок" можно выставить значение "Текст". Как Вы наверняка помните, то все кнопки управления письмами были в виде значков, что может иногда быть неудобным. Эта небольшая настройка устраняет это неудобство.

Несомненно, может оказаться полезным пункт "Подпись". Если вам приходится отвечать на большое количество писем, то может просто надоесть каждый раз писать одни и те же слова заново в конце письма, а посему можете включить автоматическое добавление своей подписи и, собственно, задать её.

И последнее, на что стоит обратить внимание во вкладке "Общее", - это пункт "Автоответчик". Он может спасать в тех ситуациях, когда вы длительное время не будете иметь доступ к интернету, но при этом не хотите пропустить какую-то важную информацию или просто показаться невежливым адресату.

Здесь уместно оставить информацию о том, когда вы появитесь на связи и как Вас можно найти в случае экстренной ситуации. Если не хотите чтоб подобный ответ приходил на любое полученное письмо, то отметьте галочкой пункт "Отвечать только адресатам из моего списка контактов".

Теперь сохраните все введенные настройки нажав кнопку "Сохранить изменения" в самом низу страницы.

Следующий пункт нашей программы - вкладка "Аккаунты". Содержит глобальные настройки вашей учетной записи, где можно указать новый пароль, а также параметры восстановления.

В пункте "Отправлять письма как" задается свое имя, которое будет отображаться у получателей, а также во всех других сервисах Google.

Вообще, на мой взгляд, самой полезной, на вкладке "Аккаунты" является функция "Сбор почты с других аккаунтов". Потратив немного времени на простую настройку Вы сможете получать все письма с разных почтовых ящиков в одном месте, что крайне удобно. Данные операции очень похожи на настройку стороннего почтового клиента для получения писем, о чем как раз пойдет речь чуть ниже.

Собственно, так как далеко не каждый любит пользоваться почтой через веб-интерфейс, а предпочитает сторонние почтовые клиенты, то вкладка "Пересылка и POP/IMAP" поможет настроить Ваш почтовый ящик для пересылки писем на почтовые клиенты. Естественно, после этого вам нужно будет настроить саму программу для получения писем. Этот вопрос ранее затрагивался на сайте, а именно, например, ранее описывалась настройка одного из самых популярных почтовых  клиентов Thunderbird (E-mail по максимуму или почтовый клиент Thunderbird), где приведены все нужные настройки для Gmail.

Из картинки видно, что Gmail может дать доступ к вашей почте на своих серверах по двум разным протоколам POP и IMAP. Основное отличие их в том, что при работе с POP все письма хранящиеся на почтовом сервере будут сохраняться локально на Ваш компьютер в качестве копий. IMAP же позволяет работать с письмами напрямую, без загрузки на локальный компьютер. В каждом способе есть свои плюсы и минусы: если по каким-то причинам у Вас не будет доступа к интернету, то Вы все-равно сможете просмотреть свои старые письма, если почтовый клиент работает по протоколу POP и сохраняет их локально, но в свою очередь это отнимает драгоценное пространство на жестком диске, а именно этого недостатка лишен протокол IMAP. Глобально же, как и всегда, выбирать Вам самим. Также стоит отметить, что Google позаботился о пользователях и создал свои инструкции по настройке популярных почтовых клиентов для обоих протоколов. Чтобы просмотреть их нажмите "Инструкции по настройке".

Большинство остальных вкладок меню не представляют из себя особой важности, но Вы можете всегда ознакомиться с ними самостоятельно. Нам же остался последний штрих, а именно.. Наведем марафет :)

Перейдем в пункт "Темы" и выберем наиболее приятное для себя оформление, чтобы сие сделать, просто нажмите на любую из тем и она сразу загрузится. Вот, например, тема "Рабочий стол", которая выглядит вот так:

И вот, наконец-то, мы получаем полностью настроенный почтовый аккаунт Google, который станет нашим ключом ко всем его сервисам. Пора переходить к описанию прочих.. магических полезностей, сказочных инструментов и многого другого.

Сервисы Google. Краткое знакомство

Думаю, что Вы заметили при входе в почту вверху темную панель с разными кнопками. Ранее на этом специально не акцентировалось внимание, чтобы не отвлекаться от настройки почты. Собственно, отсюда вы и получаете доступ к большинству.. уголков волшебного мира Google :).

На ней представлены самые популярные сервисы, к которым вы сможете получить доступ одним кликом мышки. Чтобы просмотреть полный список нажмите на "Еще" и выберите "Все сервисы".

Как видите, предоставляемый список довольно обширен и затрагивает множество сфер и, что самое важное, все эти продукты предоставляются совершенно бесплатно и дают огромное количество возможностей. Можете зайти в каждый из пунктов и посмотреть, что они из себя представляют.

Сегодня же, в рамках этого сайта, будут представлены только два продукта (помимо вышеупомянутой почты) - iGoogle (персональная страница) и Документы (онлайн офис, а также хранилище для файлов).

iGoogle. Обретаем сердце или "ощути ритм жизни"

Итак, нажимаем на iGoogle и попадаем на свою персональную страницу. По крайней мере она так называется, хотя для вас она станет действительно персональной только после некоторой настройки. А при первом заходе, естественно, будет иметь одинаковый для всех вид. Здесь есть множество возможностей для организации своей работы и досуга и эта страница действительно может стать вашим сердцем в электронном мире, следящим за ритмом жизни, помогая вести дела и развлекаться.

Сразу же бросается в глаза сообщение от создателей о том, что iGoogle скоро будет выглядеть по новому, предлагая не ждать принудительного перехода, а самостоятельно изменить интерфейс уже сейчас. Я не вижу смысла рассматривать старый интерфейс, чтобы потом заново привыкать к другому, посему предлагаю сразу нажать "Попробуйте!" и сменить вид iGoogle, так что, в следующем окне, просто нажмите "Перейти" и вы сразу новый интерфейс (возможно, к моменту выхода статьи, сервис уже окончательно перейдет на новый интерфейс и у вас не будет необходимости проделывать все эти операции :-)).

Если какое-то из приложений Вас не устраивает, то его можно удалить через меню в виде шестеренки на верхней панели. Также при помощи стрелочки можно расширить приложение на всю рабочую область, что зачастую может раскрыть его дополнительный функционал.

Свернуть обратно можно повторным нажатием на стрелку в правом верхнем углу.

Вы можете ознакомиться со всем списком доступных приложений нажав на первую кнопку в правом верхнем углу вашей персональной странице (кнопка добавления нового гаджета).

Их список очень большой, поэтому для удобства все приложения разбиты на категории и имеют свой рейтинг. Также можно ввести запрос в строке поиска. Чтобы установить нужное приложение, просто нажмите на него и найдите кнопку "Добавить", таким образом Вы сразу поместите его на свою страницу. Теперь вы можете просмотреть список гаджетов, выбрать подходящие для вас и добавить на свою персональную страницу.

Если интересных приложений для вас окажется слишком много, то может возникнуть ситуация когда располагать на одной странице их будет неудобно. Поэтому есть возможность создания нескольких страниц с разными наборами гаджетов. Например, можно отдельно сделать закладку для развлечений, а отдельно для работы.  Таким образом одно не будет отвлекать от другого.

Вернитесь на главную страницу нажав кнопку "Вернуться в iGoogle". Левее вверху над гаджетами стоит кнопка управления закладками, при помощи которой можно создавать новые страницы, переходить между ними и настраивать каждую персонально.

И напоследок, опять же, осталось навести марафет, а именно, выбрать приятную взгляду тему оформления. Нажмите на кнопку в правом верхнем углу экрана (следующая кнопки добавления гаджетов).

Опять таки для удобства все темы разбиты по категориям. Нажмите на приглянувшуюся и она сразу будет установлена.

Пожалуй это все, что касается этого отличного продукта. Сердце получено, теперь настала очередь мозгов:-).

Документы Google. Онлайн офис, хранилище файлов

Люблю я самое интересное оставлять напоследок.. Впрочем, продолжаем нашу сказку.

Знакомьтесь, один из самых полезных любимых моих сервисов - Документы Google, который построен на облачных технологиях (узнать, что такое облачные технологии Вы сможете из скоровыходящей статьи "Облачные технологии для земных пользователей"). Это, так сказать, онлайн офис с хранилищем для ваших файлов, к которым теперь вы сможете получить доступ из любой точки планеты, где есть интернет (вот и получаем мы такие своеобразные и надежные электронные мозги :-)). Теперь нет нужды хранить нужную информацию на сменных носителях, или отправлять по почте - достаточно лишь воспользоваться этой штуковиной. Думаю, многие смогут отказаться от "ломаного" Microsoft Office и перейти на вполне легальный и надежный продукт.

Конечно, Документы Google не обладают такой обширной функциональностью, какую дает продукт компании Microsoft, но давайте будет честными с самими собой - большинство пользователей не использует и десятой доли его возможностей, что доказывает не слишком большую их необходимость. Зато Документы Google имеют ряд своих неоспоримых преимуществ на которых будет сделан акцент в дальнейшем.

Создание документов. Настройка правил совместного использования.

Данный сервис до безобразия прост, одновременно как и до безобразия полезен. Как видим, стартовый интерфейс очень похож на предыдущие рассматриваемые сервисы (вообще, компания разработчик старается придерживаться единой концепции в этом отношении, поэтому зная один из продуктов вам будет легко разобраться во всех остальных).

Первое, что бросается в глаза - это большая кнопка "Создать", отсюда мы и узнаем работу с какими типами файлов поддерживают Документы Google.

Думаю, приведенных форматов документов вполне достаточно, чтобы удовлетворить желания большинства пользователей. Для примера создадим простой текстовый файл. Нажмите на "Документ" и вы сразу перейдете к его редактированию.

Нужно отметить одну очень полезную особенность, а именно, что как только Вы создаете документ - он автоматически сохраняется в списке, также как автоматически будут сохраняться любые его изменения, а посему можете не беспокоиться что не сохранили что-то важное - система все сделает за Вас сама. Также это спасет вас от неожиданных зависаний компьютера, отключения электричества и многого другого, к тому же, при этом сохраняется вообще вся история изменений, так что если вы захотите просмотреть более старую версию, то всегда можете получить к ней доступ через меню "Файл" - "Просмотреть историю изменений". Очень удобно для контроля версий документа, особенно когда необходимо просмотреть когда и какие изменения были сделаны.

Еще одна несомненная полезность состоит в возможности работы нескольких людей с одним документом. Можно сказать, что это одна из главных особенностей Докуметов Goggle. Существенно облегчает жизнь, когда нужен одновременный доступ для нескольких людей к одному файлу. При этом, при необходимости каждый может оставлять свои заметки в комментариях (кнопка "Комментарии"). Чтобы настроить совместный доступ, просто нажмите на  "Предоставить доступ".

Далее жмем "Изменить". Каждое действие  сопровождается достаточно подробными комментариями.

Как видим, по умолчанию задано самое строгое правило, по которому доступ смогут получить лишь те, кто также пользуется службой документов Google, причем каждого Вы должны будете указать отдельно (это делается путем добавления адреса почты Google в строку "Добавить пользователей" - можно увидеть эту строку на рисунке чуть выше текущего). Можно открыть даже полный доступ, при котором документ будет видно во всем интернете, либо поставить опцию доступа по ссылке - это удобно если нужно поделиться информацией с человеком, который не пользуется сервисами Google (хотя таковых, прямо по ходу статьи, думаю, становится всё меньше :-)). Также вы можете определить уровень доступа пользователей к документу: редактор, с возможностью комментария и просто просмотр.

Вот такая простая азбука. В несколько кликов мышки вы быстро можете поделиться нужной информацией хоть с целым миром :-). Но и это еще далеко не всё. Бывает когда нужно дать доступ сразу к нескольким документам и в таком случае крайне неудобно заходить в каждый отдельно, чтобы выставить везде одинаковые настройки. К счастью, "Документы Google" умеют работать сразу с несколькими документами и во многом это похоже на работу с письмами в Gmail.  Вернемся на главную страницу и выделим сразу несколько документов.

Сразу вверху появились несколько кнопок для управления вашим списком. Как я уже говорил, они очень напоминают почту Google. Нажав на кнопку "Еще" вы сможете настроить доступ для группы файлов (пункт "Совместный доступ"), а также получить доступ к нескольким другим функциям.

Загрузка и конвертация файлов

Естественно, сервис был бы неполноценен, если бы в нем нельзя было хранить документы других форматов. Загрузить сюда Вы можете любые файлы в рамках бесплатно предоставленного пространства на сервере (на данный момент оно составляет 1024 Мб). Если вам будет недостаточно этого объема, то можно заказать дополнительное пространство, только его придется оплатить.

Чтобы загрузить файлы на сервер сервиса нажмите на значок рядом с кнопкой "Создать". Отсюда есть возможность добавить как файлы отдельно, так и папки с файлами целиком. Имейте ввиду, что файлы офисных форматов (текстовые документы, электронные таблицы, презентации и т.д.) из программ Microsoft Office, Open Office, Libre Office и других, могут быть преобразованы в форматы Документов Google, для того чтобы иметь возможность их дальнейшего редактирования (пункт "Преобразовывать документы, презентации, таблицы и рисунки в формат Документов Google"). Если такая конвертация не будет проведена, то они будут доступны только для чтения.

Теперь  нажмите "Начать загрузку" и файлы будут перенесены на сервер Google и при необходимости конвертированы.

К сожалению, сервис не всегда способен корректно конвертировать некоторые документы, особенно со сложной структурой. В первую очередь могут возникнуть определенные трудности с формулами в электронных таблицах, могут быть и другие исключения, но таковых немного. Если Вы всё-таки захотите пользоваться этим сервисом, то оптимальным вариантом будет создавать все новые документы в нем и конвертировать те старые файлы, которые возможно, а остальные оставить в старом формате. Со временем таких файлов станет все меньше и меньше и Вы сможете большую часть работы делать именно в Документах Google.

Немного об остальном. Функциональность и безопасность.

Как вы, наверное, заметили, весь предыдущий рассказ шел в основном о интересных особенностях Документов Google и ничего не было сказано о функциях самих редакторов (текстовых документов, электронных таблиц, презентаций, рисунков), которыми обладает сервис. И, естественно, это было сделано не просто так :-). Всё дело в том, что их функциональность во многом похожа на аналоги встроенные в офисные пакеты Microsoft Office, Open Office и им подобных, хоть и, возможно, в немного урезанном виде. Большинство функций редакторов доступны в пару кликов мышью и интуитивно понятны. В общем и целом нужно сказать, что рассматриваемый сервис имеет ряд неоспоримых преимуществ, обладая при этом также некоторыми недостатками. Как вариант, можно использовать его совместно с другими офисными продуктами, тем самым извлекая из них всё самое полезное и необходимое.

Также пару слов о безопасности. Наверняка, может возникнуть вопрос о том, что кто-то не хочет доверять свои личные данные каким-то чужим дядям из компании Google. Скажу свое мнение - если Вы беспокоитесь о сохранности данных, то напрасно, такой способ хранения гораздо надежней, чем дома на жестком диске, так как сервера Google, почти наверняка, лучше защищены от потери данных и взлома, чем Ваш личный компьютер. Самым щекотливым тут скорее является вопрос конфиденциальности, ведь есть информация, которую не хочется доверять никому. Тут уже приходится поступать на свой страх и риск, поэтому каждый должен сделать выбор сам.

Ну вот пожалуй и все.

Послесловие

Вот так сказка сегодня немного смешалась с былью образовав этот рассказ:-). Надеюсь, что Вам понравилось. Google хранит в себе еще множество интересных штуковин о которых Вы  услышите от нас в дальнейшем. На сим спешу откланяться.

PS: За существование данной статьи спасибо члену команды MC Dos