Имея какую-либо ценность, например деньги, человек всегда заботится о ее сохранности. Спрятав сбережения у себя дома, придется постоянно переживать за сохранность тайника, а если поместить их в банковский сейф, то и ответственность будет на плечах владельцев банка.
Документация и информация, хранящаяся в электронном виде, несомненно, обладает высокой ценностью. Обеспечить офисный компьютер круглосуточной защитой от посторонних людей или недобросовестных сотрудников довольно сложно. Кроме этого компьютер может быть взломан, а данные утеряны.
Сегодня существуют различные сервисы, которые оказывают услуги связанные с хранением в интернете конфиденциальных данных. Клиенту за небольшую плату предлагается защищенное по самым последним технологиям место на сервере, расположенном удаленно. Хранимые данные будут застрахованы от любых капризов техники, благодаря наличию дополнительного сервера, который подключается к работе при выходе из строя основного. Представьте, если из строя выйдет жесткий диск вашего стационарного компьютера,– нет ни базы сотрудников, ни годового отчета. Ситуация кажется катастрофичной? Нисколько, если данные хранятся в интернете. Вам потребуется только заменить компьютер и вернуться к привычному распорядку рабочего времени.
Многие предприятия предпочитают не оплачивать отдельно создание электронной базы данных в сети, если необходима электронная отчетность (кадровый учет, расчет заработной платы, отчетность в контролирующие органы). Безопасное хранение данных в данном случае поставляется в комплекте с бухгалтерскими интернет-решениями и дополнительное приобретение программы не требуется.
Бухгалтерский учет предполагает огромное количество документации, к которой относиться нужно предельно внимательно. Функционирование хранилища документов требует много ресурсов – нужны люди, место и время, чтобы вести и поддерживать в актуальном состоянии все до единого документа. Количество бумажных носителей можно значительно сократить, переведя часть из них в электронный вид и иметь возможность проводить с ними те же операции, что и с бумажными.
Довольно часто может возникнуть ситуация, когда продуктивное общение с партнером потребует определенных документов, которых с собой нет в наличии. Чтобы получить документы, необходимо вернуться в офис. А что, если вы с партнерами в другом городе или стране? Электронное хранилище документов будет иметь неоспоримые преимущества в данном случае.