Тайм-менеджмент — концепция, суть, программы — GTD

Доброго времени суток всем, кто читает эти строки!

И сразу же приступим к тому, ради чего мы здесь сегодня собрались, а именно – для прочтения не совсем обычной (на этот раз) статьи. Необычна она тем, что носит не только прикладной (в виде описания полезного ПО), но и философский характер, т.е. заставляет задуматься над такой философской категорией как время (она же река жизни), рабочих процессах в ней протекающих и организации последних.

В общем, кто совсем запутался, речь сегодня пойдет о нашей повседневной деятельности, способах ее контроля/управления и реализации всего этого на практике посредством  специализированных утилит-органайзеров, которые реализуют концепцию GTD, что по-русски означает «доведение дел до завершения».

Совсем упрощенно - речь пойдет о программах, которые позволят Вам ставить перед собой различные цели и задачи и отмечать ход их выполнения. Сие, надо признать, очень может пригодиться в жизни, организовать оную, помочь её качественно улучшить и вообще сильно изменить Ваш стиль "существования".

Что ж, начнем наше повествование, ключ на старт и.. Поехали!

Концепция, - что это такое

Жизнь – это удивительная штука, которая состоит из череды запланированных Вами действий, цепочки случайных событий/обстоятельств, ну и иногда внеземного вмешательства :-). Так вот, чтобы  поспевать за колесом жизни (т.е. идти в ногу со временем, а не отставать каждый день от него на 2-3 часа) необходимо все свои действия заранее планировать и прописывать (то бишь надо упорядочивать свои дела). Для этого существуют даже определенные стратегии управления временем/деятельностью. Об одной такой стратегии, которая называется GTD (Getting Things Done), мы сегодня и поговорим.

Итак, GTD — стратегия управления деятельностью, а также, так сказать, система приемов и техник, цель которой помочь современному человеку успевать больше, а уставать меньше. Вообще, если по-простому, то GTD – это больший контроль над жизненными ситуациями, который реализуется через грамотное планирование своей повседневной деятельности и который, в свою очередь, избавляет Вас от многочисленных утечек энергии, ведь все мы знаем, что человек по природе своей, так сказать, зачастую ленивое и инертное существо (шутим, но бывает у всех, думаю :-)), и для того, чтобы это существо что-то продуктивно делало, оно должно себя вовлекать в эту деятельность.

Основная идея концепции «доведения дел до завершения» заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь то блокнот, книжка-ежедневник, онлайн-органайзер или специализированное ПО.

Также напомню, что в недалеком прошлом нами уже была описана небольшая утилита из все того же арсенала планирования, которая обитает по адресу: Маленький органайзер для ведения своих задач [GeeTeeDee], однако сейчас пришло время несколько "ширше" (:-)) осветить этот вопрос, ибо за сей промежуток времени программ появилось превеликое множество.

О наиболее видных (по нашему скромному мнению) мы сегодня и поговорим.

Программные решения таск-менеджеров

Время - деньги? Нет, время много дороже!
Время - это наша жизнь, а она бесценна! (с)

Начнем с того, что, надеемся, для многих при выборе программы по отслеживанию дел одним из главных критериев выбора стало правило - «программой должен управлять ты, а не она тобой». Например, обычный пользователь не готов тратить кучу времени на изучение мануалов, справок и прочей писанины, если рядом есть более удобный и интуитивно понятный  софт. Кроме того, органайзером надо пользоваться для достижения целей, а не по принципу «органайзер ради органайзера». Что ж, с одним из главных критериев определились, это, так сказать, интуитивность. Добавим сюда наши классические требования, а именно, бесплатность + поддержку русского языка (по возможности), и можно смело приступать к рассмотрению участников нашего обзора.

Основной плюс подобных программ то, что все свои дела можно доверить этакой утилите-интеллектуалочке, которая всегда с тобой в нужном месте, в нужное время, которая подскажет, что можно или нужно сделать, с кого пора спросить результаты и все такое прочее.

Сразу поясню, что у меня нет цели описывать весь набор заложенных функций в программах, участвующих в обзоре. Цель – познакомить Вас с подобного рода софтом и выделить индивидуальные особенности каждого, дабы Вы могли подобрать что-то под себя, свои задачи и потребности.

Итак, первая на раздаче программа..

WunderList - обзор программы

С помощью приложения WunderList можно просто и быстро составить список дел на день, месяц и даже год, создать повторяющиеся напоминания, отмечать закладкой особо важные, помечать их как выполненные по мере надобности.  При всем этом программа будет хранить записи не только на локальном компьютере, где она установлена, но так же и на сервере проекта. Следовательно, доступ к списку Вы сможете получить всегда, где бы ни находились. Вообще, эта программа - торжество простоты и хорошего вкуса. Ее я бы рекомендовал всем, кто только начал вести жизнь «по планировщику», ибо ничего лишнего в программе нет.

В дополнение к простому интерфейсу несколько великолепных обоин на выбор - вроде бы мелочь, но здесь впервые разработчики догадались внести разнообразие в оформление скучных todo-листов. Все-таки настроение тоже очень важно при выполнении дел.

Дистрибутив программы можно скачать отсюда (кликнув по кнопке «Download for Windows»).

Примечание:
Стоит отметить, что WunderList всеядна и может работать как с Windows, Linux и Mac OS, так и на смартфонах, работающих под управлением мобильных ОС Windows Phone и Android. Также существуют версии приложения для iPad, iPhone и Blackberry и работающие через веб-интерфейс. Что еще удобней, она умеет синхронизировать все данные между мобильным устройством и компьютером, т.е. если Вы добавили задачу на телефоне, то Вы потом увидите её и на компьютере. И наоборот. Удобно, поверьте мне.

После установки утилиты всего парой кликов мышки программа попросит авторизоваться, введя логин и пароль, если таких у Вас еще нет, значит Вы не зарегистрировались на сайте проекта, поэтому кликаем по кнопке “Register”. Далее проходим стандартную процедуру регистрации, после чего получаем свой собственный аккаунт на проекте. Разработчики приложения постарались и создали тестовый список дел, чтобы нам было легче разобраться в работе программы.

Добавление задачи осуществляется следующим образом - Вы просто кликаете по «Add a new task», вводите название (например, “Прочитать новую статью на проекте [Sonikelf's Project's”) и жмете “Готово”.. Ну и всё, задача создана (см. изображение).

Созданную задачу сразу же можно привязать к определенной дате. Для этого наведите на нее курсор мыши и щелкните по появившемуся значку часов. На экране вашего монитора появится окно календаря, укажите в нем год, месяц и день, в которые необходимо выполнить задачу.

Если Вам нужно больше дисциплины, тогда присвойте своей задаче временные рамки (задается в настройках задачи). Также можно добавить описание, напоминалку и указать приоритет. Приоритет продуман лучше всего, он или есть, или нет, никакой вам десятибальной шкалы, никаких звездочек и т.п.

Задач в программе WunderList можно создавать несметное количество, и чтобы не запутаться в них, можно применять различные виды сортировки, помечать дела и даже скрывать, например, те, до выполнения которых есть еще много времени. Для этого в приложении имеются различные фильтры сортировки (поэкспериментируйте сами).

Если нужно быстро найти старую задачу, есть поиск по датам или по меткам. В WunderList Вы можете немного кастомизировать внешний вид – в наличии 12 фонов для подложки. У программы есть такая возможность, как открытие доступа к списку дел для друзей или коллег. Причем те, с кем Вы решили поделиться своим списком, смогут вносить в него изменения и даже добавлять новые задачи, разумеется, с Вашего позволения (однако им придется обзавестись этой софтинкой на своем ПК).

Чтобы открыть доступ друзьям и коллегам, подведите курсор мыши к категории задач, которую хотите сделать доступной, и нажмите на появившийся (в виде двух силуэтов людей) значок (см. изображение).

В открывшемся диалоговом окошке введите через запятую почтовые электронные адреса тех людей, которым открываете доступ. Нажмите кнопку “Отправить приглашение”. Если же Вам просто нужно показать кому-то свой список дел, то выберите нужную категорию и кликните по значку в виде облачка, находящегося в верхней части окна программы, затем кликните по “Да”, тем самым подтвердив желание опубликовать свой список дел. Программа WunderList загрузит его на свой сервер и предоставит специальную ссылку. Поделитесь ею с друзьями, и они смогут посмотреть Ваши задачи у себя на ПК через обычный браузер. Кстати, список будет храниться на сервере в течение 30 дней.

Настроек самого приложение не так уж много. Самой важной настройкой мне показались фоны. Их много, и все их хочется поставить одновременно. К сожалению, возможен только один. Доступны английский и немецкий языки. Также можно добавлять задачи, просто отправив строчку текста на e-мейл.

Теперь пару слов об интерфейсе.

В вебе Вы получаете те же возможности, что и в приложении, а значит – можете смотреть свои задачи на «временных» компьютерах, на работе – где угодно. И, пожалуй, стоит еще раз напомнить, что платите Вы за такой функционал ровно 0 рублей, 00 копеек. По-моему, это лучшая (без заморочек) бесплатная программа для ведения дел и отслеживания задач, если знаете лучше – пишите!

PTTM - обзор программы

Следующий участник - программа с довольно необычным названием – PTTM. Первоначально может показаться, что это что-то «непонятно-техническое», однако все гораздо проще - аббревиатура PTTM расшифровывается как Personal Time and Task Manager (персональный менеджер времени и задач), и сразу становится понятно откуда дует ветер и чем занимается программа. Итак, Personal Time and Task Manager – инструмент, сочетающий в себе систему учета и планирования времени.

С помощью РТТМ Вы сможете:

• Понять, куда уходит время (для этого нужно просто вести учет своего времени);
• Увидеть, на что тратится больше всего времени, а чему уделяете очень мало (для этого нужно вести анализ потраченного времени);
• Высвободить достаточно времени для любимых занятий с помощью планирования времени;
• Упорядочить свою жизнь с помощью четко обозначенных целей и задач, которые Вы хотите реализовать – для этого нужно управлять задачами;
• Быть внимательными, пунктуальными и эрудированными, потому что в программе есть справочник событий, инструмент напоминаний и справочник контактов.

Рассмотрим заявленные возможности программы:

• Ведение перечня задач.
  Задачи могу отображаться в иерархической древовидной форме. Имеется возможность выстраивать иерархию задач любого уровня вложенности;
• Календарная форма отображения планируемых дел.
  Просмотр периодов времени в сетке календаря. Редактирование дел, напоминаний в календаре. Создание повторяющихся дел;
• Каждая задача или дело может иметь свой приоритет.
  Набор приоритетов может быть сформирован пользователем самостоятельно;
• Напоминания.
  Напоминания могут быть связаны с делом или могут устанавливаться независимо;
• Удобные формы отображения информации.
  Календарь – день, три дня, неделя. Список дел. Список задач;
• Простота использования.
  Большинство функций программы имеют общеизвестные горячие клавиши;
• Справочник контактов.
  Хранение контактов и связанной с ними информации;
• Мобильность.
  Программа PTTM может работать как с жесткого диска, так и с флэшки или карты памяти. Вы можете всегда носить свои планы и задачи с собой;
• Можно работать с несколькими базами данных.

Чтобы начать работу с программой, необходимо загрузить ее дистрибутив, который можно скачать отсюда или, для тех, кто хочет иметь её на флешке, отсюда. Вообще, основное отличие данной программы от своих собратьев в том, что здесь можно вести учет потраченного времени с привязкой к его запланированной величине и с привязкой к проектам и задачам.

Вы можете начать с простого учета своего времени или с управления Вашими задачами, затем начать планировать работу (дела) и время для выполнения задач. Первое, о чем нужно сказать, что в программе выделены два понятия «Дело» и «Задача». Они очень похожи, но в то же время имеют существенные отличия в применении. Понятие «Дело» предназначено для учета операций со временем – планирования и отражения факта. «Дело» позволяет запланировать определенный промежуток времени и отразить, какое время было потрачено реально. Понятие «Задача»  предназначена для управления задачами – имеет планируемую дату завершения, планируемую трудоемкость. Может иметь подчиненные «задачи».

Главное окно программы может иметь следующие виды:

• Календарь на 1 день;
• Календарь на 3 дня;
• Календарь на неделю;
• Список дел;
• Список актуальных задач.

Для работы с делами используются первые четыре вида, для работы с задачами последний, пятый вид.

Разберем (для примера) календарь на 1 день. Запускаем программу и автоматически попадаем в режим (1) – «Календарь на 1 день».

Примечание:
Календарь – это графическое представление дня со шкалой времени по вертикали, на котором в масштабе размещаются запланированные или выполненные дела в соответствии с указанным временем начала и планируемым и/или фактическим потраченным временем.

«Календарь на 1 день» разделен на две половины – левая половина это собственно календарь, отображающий один день, а правая половина содержит дополнительную информацию, относящуюся к отображаемому дню и инструменты для управления. Календарь имеет шкалу времени, расположенную слева, и сетку времени с шагом в 15 минут. Фон у календаря белый (I) или зеленый (II). Белый обозначает прошедшее время, зеленый - время будущее. Текущее время (III) - граница между белым  и зеленым фоном. Так же текущее время обозначает зеленая полоска на шкале времени.

На самом календаре размещены дела в виде прямоугольников, в которых расположена следующая информация (см. изображение):

• Название дела;
• Содержимое поля «Подробно» после слова «План:»;
• Содержимое поля «Сделано» после слова «Факт:».

С помощью мышки прямоугольник дела можно перемещать, меняя тем самым планируемое время начала (см. изображение).

Примечание:
Цвет маленького квадрата (1) в верхнем левом углу отображает вид назначенного планируемого времени. Белый  означает, что время начала запланировано не было (программа сама разместила дело на календаре), серый означает, что время начала помечено как примерное, и черный означает, что время начала жестокое и должно быть соблюдено. Нажатием левой кнопки мыши по квадратику осуществляется переключение между этими видами.

Если дело помечено как выполненное, то под квадратом в верхнем левом углу отображается галочка. Нажатием левой кнопки мышки в этой области можно поставить признак завершения дела или снять его. В правой части области дела имеются две вертикальные полоски красного и зеленого цвета (см. изображение).

Красная отображает фактически потраченное время на дело, зеленая то, сколько было запланировано. При изменении размеров прямоугольника, отображающего дела, меняется и параметр запланированного или фактического времени (то, что больше). Если дело является периодическим, то в правом нижнем углу отображается знак периодического дела, если для дела установлено напоминание, то в верхнем правом углу отображается символ будильника.

На календаре размещаются дела, продолжительность которых (запланированная или фактическая) выше или равна установленной минимальной (задается в настройках, по умолчанию 15 минут) и если в деле не установлен флаг «Не показывать на календаре». Дела, у которых время начала не запланировано, программа расположит в календаре самостоятельно в соответствии с приоритетом дела в свободные от уже размещенных дел участки дня. Если дел на день запланировано много, то на календаре  могут быть размещены не все.

В верхней правой части «Календаря на 1 день» находится календарь на месяц (1) для быстрого переключения на нужный день. Так же представлена сводная информация по количеству дел на текущий день, информация по запланированному времени на день (учтенному времени), отображается количество дел, которые не поместились на календаре. В верхней правой части отображается информация о задачах: количество просроченных задач, задач к завершению на сегодня и «горячих» задач (см. изображение).

Вообще, стоит сказать, что программа (в освоении) проста до безобразия и не отнимет много Вашего драгоценного времени, зато сэкономить его уж точно поможет. Кроме того, если у Вас возникнут какие-то сложности в освоении, Вы всегда сможете обратиться к сайту программы и почерпнуть что-то оттуда.

Итак, с помощью нехитрых манипуляций программа позволяет легко и просто составить расписание своих дел на определенный срок. Вот что получилось у меня (см. изображение):

Примечание:
Мне весьма интересным показался инструмент «Бюджеты времени», который позволяет планировать бюджет своего времени - имеющееся в распоряжении время (для нас, землян, стабильно — 24 часа в сутки и от нас не зависит) и совокупность дел, на которые мы его расходуем за месяц, затем можно проводить анализ его использования.

Конечно, это капля в море из того, что программа умеет вытворять, но, думаю, Вам самим будет интересней в этом разобраться, так что милости просим, как говорится :)

Pichugin Organizer - обзор программы

Итак, последний участник в нашем обзоре (так сказать, на сладкое :)) Pichugin Organizer. Программа аскетична по дизайну и функционалу, однако это нисколько не мешает ей выполнять возложенные на нее функции. Утилита представляет собой менеджер напоминаний, не обремененный кучей излишеств.

В ней присутствуют три части - напоминания о Ваших задачах, быстро добавляемые записки (стикеры), которые приклеиваются к рабочему столу системы, и менеджер контактов - телефонная книга. Рассмотрим более подробно каждую из частей.

Календарь с напоминаниями

• Напоминания о делах с возможностью установки даты показа напоминания на определенный день/каждый день/каждую неделю/каждый месяц/каждый год;
• Разделение напоминаний на тематические группы;
• Можно настроить период выскакивания списка всех напоминаний;
• Можно видеть список всех задач или только задач для сегодняшнего дня при запуске компьютера;
• Автоматическая установка выбранного языка при создании напоминания;
• Удобное добавление и редактирование напоминаний;
• Поиск в списке напоминаний;
• История напоминаний с экспортом в Excel;
• Можно откладывать напоминания и редактировать список вариантов для откладывания напоминаний;
• Есть звуковое сопровождение при показе напоминаний;
• Установка приоритетов для напоминаний и возможность отключить часть напоминаний с определенным приоритетом;
• Цветовое выделение в списке просроченных напоминаний;
• Цветовое выделение в списке сегодняшних напоминаний;
• Быстрое открытие ссылок, электронных адресов из введенных в напоминание комментариев.

Контакты

• Телефонная книжка ver.2.4 с возможностью добавления собственных полей и разделение контактов на группы;
• Можно подключить другую программу в качестве телефонной книги.

Записки (Стикеры)

• Настройки цветов, шрифта, прозрачности записок и прочих элементов оформления;
• Есть перечень записок и возможность держать их скрытыми;
• Возможность блокировки записок для изменения;
• Печать записок\печать записок в файл.

Прочее

• Настройка клавиш мыши при щелчке по иконке в Панели задач;
• Проверка обновлений программы;
• Разделенные профили для пользователей системы Microsoft Windows;
• Бекап напоминаний и записок, импорт/экспорт напоминаний из других профилей системы.

Программа может в начале рабочего дня предоставить список всех текущих дел или же только дел, которые назначены на сегодняшний день. В процессе работы за компьютером программа может напоминать о текущем времени, показывая всплывающее окно курантов. Интерфейс программы легко настраивается под удобство пользователя.

Скачать сие творение можно по ссылке отсюда.

После завершения процесса установки и запуска главное окно программы будет выглядеть примерно так (см. изображение).

Вообще, описывать как работать с программой излишне, ибо там все предельно просто (особенно, если Вы рассмотрели варианты выше), а к тому же имеется встроенный файл помощи на случай, если что-то не сообразите (ну и мы тут рядом, в комментариях, если что :)).

Пару слов о функционале. Используя программу, Вы сможете создавать различные списки дел (разделяя их при этом по определенной тематике), производить работу с календарем, настраивать разного рода напоминания. Чтобы ни в коем случае не забыть про текущие дела, Вы в существующей подпрограмме для планирования времени сможете на рабочий стол добавить определенную заметку, которая будет на постоянной основе оставаться поверх всех располагающихся на нем окон. Еще одной очень полезной функцией программы Pichugin Organizer является уникальная возможность ведения телефонной книги с разделением всех существующих контактов на группы и сортировкой их по алфавиту в соответствующем порядке.

Что тут еще сказать - берите мышь в руки и смело приступайте к освоению.. Хотя, конечно, мой выбор-таки WunderList.

Собственно, на этом, пожалуй, все, все участники кончились. Нет, конечно, есть еще куча всяких программ, и наша подборка это не приговор высшей инстанции «must be..» (должно быть), однако присмотреться поближе и опробовать сей софт настоятельно рекомендуем. И кто знает, может Вам он настолько понравится, что и искать больше ничего не захочется!

Послесловие

Вот мы медленно и верно подошли к морали статьи (да-да, у нее есть мораль :)).

Как известно, человек (он же homo sapiens) - существо думающее, а порой даже чересчур. С одной стороны, это-таки хорошо, ибо перед тем как принять решение он все взвешивает, оценивает риски и т.п., а с другой стороны - именно на это обдумывание (что в итоге перерастает в сомнения) тратится колоссальное количество времени. Поэтому мой Вам совет по планированию дел и прочим вещам - отключите свою "излишнюю думалку" и включите "делалку" :)

Шутки шутками, но я имею в виду - всегда делайте запланированные дела без лишних сомнений (типа: делать - не делать, ой, а вот вдруг не получится, ой, ну в понедельник, может, начну, ой, а может лучше заняться вот этим, а не тем) и затрачивайте энергию/время на действия, а не на бесконечные размышления. Результат не заставит себя долго ждать, и уже совсем скоро Вы приятно удивитесь, как много стали успевать, со скольким управились и что теперь можете прочитать за раз не две, а уже целых три статьи на своём любимом проекте, а это есть хорошо :)

Как говорится.. "Гутен Абен!" и до новых встреч на нашей.. cис.админской волне. Тут Вы никогда не попадете в штиль, а вот ветер из урагана статей накрыть вполне может ;) В общем, всё для Вас, оставайтесь на связи.

P.S.: Как и всегда, ждем Ваших активных комментариев, вопросов и т.п., а кроме того, делитесь своими секретами организации рабочего процесса, планирования повседневной деятельности - что или кто Вам в этом помогает (особенно в плане мобильных решений)? Пишите, интересно будет полюбопытствовать :)
P.P.S.: За существование данной статьи спасибо члену команды 25 КАДР